الأدوار المساعدة للممارسات البيطرية
التواصل مع العميل ، والتعيين ، والتذكير ، وطلب السجلات ، ودعم الفواتير للعيادات البيطرية. يتم تخصيص كل دور ، بدوام جزئي أو بدوام كامل (عادة 20 أو 40 ساعة عمل في الأسبوع).
كيف يلائم المساعدون المتفانون الممارسات البيطرية
الأدوار في هذه الصفحة:
توفق العيادات البيطرية بين طلبات المواعيد والتذكير باللقاحات وطلبات السجلات من المستشفيات الأخرى ورسائل إعادة تعبئة الوصفات الطبية ومتابعة الدفع ، غالبًا مع شخص أو شخصين في مكتب الاستقبال.
يمكن لمساعد مخصص عن بعد تشغيل قائمة الانتظار الإدارية داخل برنامج إدارة الممارسة. لا يقدمون المشورة البيطرية أبدًا ؛ أي شيء طبي يذهب إلى فريقك السريري.
منسق رعاية العملاء عن بعد
يجيب على قائمة انتظار الرسائل غير الطبية ، وحجز المواعيد ، ويحافظ على طلبات التذكير والسجلات.
التخصصات ذات الصلة: دعم العملاء
المهام اليومية
- حجز وتأكيد وإعادة جدولة المواعيد
- إرسال اللقاحات وتذكير العافية وكتاب من الردود
- طلبات سجلات العمليات من وإلى المستشفيات الأخرى
- إعادة ملء الطريق والأسئلة الطبية للفريق السريري لم يمسها
- تحديث تفاصيل العميل والمريض
- متابعة المواعيد الضائعة
مؤشرات الأداء الرئيسية لتتبع
- وقت استجابة الرسالة
- تحويل التذكير إلى الحجز
- طلبات السجلات المكتملة في نفس اليوم
- ملء الجدول الزمني
يتم تعيين الأهداف معك في الاجتماع ، بناءً على خط الأساس الخاص بك.
الأدوات التي يعملون بها
حساباتك، تسجيلات الدخول المسماة، سياسات الوصول الخاصة بك.
عينة من الإيقاع الأسبوعي
| يوميا | قائمة انتظار الرسائل والتأكيدات |
|---|---|
| الاثنين | دفعة تذكير |
| الأربعاء | متابعة تعيينات لم تتم بعد |
| الجمعة | ملخص أسبوعي |
مساعد للفواتير والتقديرات البيطرية
إعداد التقديرات من القوالب، ومتابعة الأرصدة ودعم الأوراق التأمين على الحيوانات الأليفة.
التخصصات ذات الصلة: أخصائيو AP / AR
المهام اليومية
- إعداد تقديرات العلاج من القوالب المختارة من قبل الطبيب
- إرسال الفواتير وروابط الدفع
- متابعة الأرصدة غير المسددة
- استكمال نماذج مطالبات التأمين على الحيوانات الأليفة لتقديم العميل
- تسوية المدفوعات اليومية
- تتبع فواتير البائعين للموافقة عليها
مؤشرات الأداء الرئيسية لتتبع
- العميل AR أكثر من 30 يوما
- الفترة التقديرية
- استمارات التأمين المكتملة في نفس اليوم
- فواتير البائع في انتظار الموافقة
يتم تعيين الأهداف معك في الاجتماع ، بناءً على خط الأساس الخاص بك.
الأدوات التي يعملون بها
حساباتك، تسجيلات الدخول المسماة، سياسات الوصول الخاصة بك.
عينة من الإيقاع الأسبوعي
| يوميا | المدفوعات والتقديرات |
|---|---|
| ثلاثاء | متابعة الرصيد |
| الخميس | فواتير البائعين |
| الجمعة | ملخص AR |
مساعد عمليات مالك الممارسة
يدعم المالك أو مدير المستشفى مع جداول التوظيف ، وأوامر البائع ، والتعيين الإداري والإبلاغ.
التخصصات ذات الصلة: مساعدو العمليات
المهام اليومية
- وضع مشاريع جداول الموظفين للموافقة عليها
- تتبع نقاط إعادة ترتيب المخزون وإعداد أوامر الشراء
- تنسيق خدمة المعدات ومكالمات البائعين
- نشر إعلانات الوظائف وجدول المقابلات
- إعداد حزمة KPI الأسبوعية من PMS
- ترخيص المسار وتواريخ تجديد تسجيل DEA للمالك
مؤشرات الأداء الرئيسية لتتبع
- المخزونات المتسربة من الأصناف المتعقبة
- تواريخ التجديد الفائتة (الهدف: لا يوجد)
- وقت المقابلة إلى الجدول الزمني
- حزمة الأسبوعية تسليمها في الوقت المحدد
يتم تعيين الأهداف معك في الاجتماع ، بناءً على خط الأساس الخاص بك.
الأدوات التي يعملون بها
حساباتك، تسجيلات الدخول المسماة، سياسات الوصول الخاصة بك.
عينة من الإيقاع الأسبوعي
| الاثنين | حزمة KPI وفجوات الجدول الزمني |
|---|---|
| ثلاثاء | أوامر الشراء |
| الخميس | تعيين مشرف |
| الجمعة | التجديدات والبنود المفتوحة |
ما لا تفعله هذه الأدوار
حدود واضحة تحميك أنت وعملائك ومساعدك. يتم كتابتها في كل نطاق من مجالات العمل.
لا توجد نصيحة بيطرية أو قرارات فرز أو وصفة طبية ؛ طلبات الملء والأعراض تذهب إلى الفريق السريري.
تبقى سجلات المواد الخاضعة للرقابة ومهام DEA مع الموظفين المرخصين ؛ يتتبع المساعد فقط التواريخ التي تقدمها لهم.
تمر مدفوعات البطاقات عبر منصة الدفع الخاصة بك ؛ المساعدين لا يسجلون أرقام البطاقات.
المعلومات العامة فقط ، وليس المشورة القانونية أو الضريبية أو الامتثال. يقرر مالك الامتثال الخاص بك ما ينطبق على عملك.
من الاجتماع المناسب إلى دور العمل
1. تناسب الاجتماع
نحن نحدد عبء العمل الخاص بك مقابل الأدوار المذكورة أعلاه ونوصي من أين تبدأ.
٢ - القائمة المختصرة
يمكنك مقابلة المرشحين الذين تم فحصهم مسبقًا لأدوات هذه الصناعة وسير العمل.
٣. أونبواردينغ
الوصول الأقل امتيازا، إجراءات التشغيل الخاصة بك وخطة مكتوبة لمدة 30 يوما مع مؤشرات الأداء الرئيسية أعلاه.
4. إدارة الجودة
بطاقات الأداء الأسبوعية والتدريب من حسابك في ExecWing.
أدوار الممارسات البيطرية: الأسئلة الشائعة
هل يمكن أن يجيب المساعد "هل هذه حالة طارئة؟" الرسائل؟
لا. أنها تتبع السيناريو التصعيد الخاص بك وتوجيه الرسالة إلى الموظفين السريريين أو معلومات الإحالة في حالات الطوارئ على الفور.
هل يجب أن يكونوا في منطقتنا الزمنية؟
العديد من العيادات تريد تغطية الطابور خلال ساعات العمل. ويتداخل المساعدون القريبون في المكسيك أو كولومبيا مع معظم ساعات العمل في الولايات المتحدة؛ ويمكن للمساعدين في الفلبين تغطية المناوبات المبكرة أو المتأخرة عن طريق الترتيب.
هل يمكن لمساعد واحد دعم العديد من العيادات؟
نعم ، إذا كانت العيادات تشترك في PMS والإجراءات القياسية. عادة ما تضيف المجموعات مساعدًا ثانيًا للتغطية.
Can the assistant talk to pet owners?
Yes, for scheduling, reminders, intake and billing questions using your scripts. Medical questions are routed to your veterinary team without an answer from the assistant.
Will they work in our practice-management software?
Yes, in the system you already use, with a named login and the permissions you set. They do not work from a shared staff password.
Can they help with prescription refill requests?
They can log the request, confirm the client and patient record, and queue it for a veterinarian or technician. They do not approve, alter or dispense medication.
How do you handle emergency or 'is this urgent?' messages?
They follow your escalation script and route the message to clinical staff or your emergency referral information immediately. They do not triage symptoms.
Can one assistant support more than one hospital in a group?
Yes, when records, phone trees and scripts are set up for each site. The scope is agreed in the meeting so callbacks and records stay with the right hospital.
ما هي الممارسات البيطرية التي يجب أن تبدأ بها؟
حدد موعدًا لمدة 20 دقيقة. سنقوم بتعيين عبء العمل الخاص بك لهذه الأدوار ونقول لك بصراحة أين يساعد مساعد مخصص أكثر من غيرها.