Funções auxiliares para gestão de propriedades
Coordenação de manutenção, leasing, comunicação de inquilinos e funções de AR para gerentes residenciais e comerciais. Cada função é dedicada, a tempo parcial ou a tempo inteiro (normalmente 20 ou 40 horas semanais de trabalho).
Como assistentes dedicados se encaixam no gerenciamento de propriedades
Papéis nesta página:
Os gerentes de propriedade lidam com um fluxo constante de ordens de trabalho, perguntas de inquilinos, consultas de leasing, renovações e acompanhamentos de aluguel. Os portfólios crescem mais rápido do que o número de funcionários do escritório.
Os assistentes remotos podem transportar grande parte desse fluxo dentro do seu software de gerenciamento de propriedade. Examinando decisões, avisos legais e qualquer coisa que exija uma licença, fique com sua equipe.
Coordenador de manutenção
Registra, despacha e fecha ordens de trabalho com sua lista de fornecedores e limites de aprovação.
Especialização relacionada: Assistentes de Gestão de Propriedades
Tarefas do dia a dia
- Triagem de ordens de trabalho recebidas por urgência usando suas regras
- Despachar fornecedores aprovados e agendar o acesso com inquilinos
- Acompanhe até a conclusão e colete fotos e faturas
- Escalar emergências por seu protocolo pós-hora
- Rastrear problemas recorrentes por unidade
- Prepare um relatório semanal de ordem de trabalho aberto
KPIs para rastrear
- Idade do trabalho por prioridade
- Primeira resposta ao arrendatário
- Repetir ordens de trabalho por unidade
- Faturas correspondentes ao trabalho concluído
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Diariamente | Novas ordens de trabalho e acompanhamentos |
|---|---|
| Seg | Relatório de ordem de trabalho aberto |
| Wed | Correspondência da fatura do fornecedor |
| Sex. | Revisão da questão recorrente |
Assistente de leasing
Responde a consultas de aluguel, mostra horários e mantém aplicações movendo-se para a sua decisão.
Especialização relacionada: Assistentes de Gestão de Propriedades
Tarefas do dia a dia
- Responda a perguntas de listagem e mostre horários ou auto-tours
- Enviar links de aplicativos e rastrear documentos ausentes
- Prepare as candidaturas para a sua decisão de rastreio
- Enviar documentos de locação aprovados para assinatura
- Coordenar listas de verificação de entrada
- Atualizar a distribuição da listagem
KPIs para rastrear
- Tempo de resposta do inquérito
- Apresentações reservadas de inquéritos
- Conclusão da aplicação
- Dias vagos (relatados, não inventados)
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Diariamente | Inquéritos e mostras |
|---|---|
| Tere | Acompanhamento da aplicação |
| Qui | Preparação para entrada em movimento |
| Sex. | Síntese de locação |
Assistente de contas e renovações de residentes
Envia ofertas de renovação que você aprova, acompanha os saldos e mantém os registros dos residentes limpos.
Especialização relacionada: Especialistas em AP/AR
Tarefas do dia a dia
- Prepare ofertas de renovação de suas decisões de preços
- Acompanhe as respostas de renovação e os avisos de mudança
- Envie lembretes de aluguel e acompanhamentos de plano de pagamento por política
- Preparar listas de delinquência para a ação do gerente
- Declarações do proprietário do processo para revisão
- Manter o seguro e as expirações de documentos para residentes e fornecedores
KPIs para rastrear
- Renovações enviadas dentro do cronograma
- Acompanhamento de delinquência concluído
- Seguro de fornecedor atual
- Declarações do proprietário no tempo
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Seg | Lista de delinquência |
|---|---|
| Tere | Rastreador de renovação |
| Qui | COIs do fornecedor |
| Sex. | Declarações do proprietário |
O que esses papéis não fazem
Limites claros protegem você, seus clientes e seu assistente. Eles são escritos em cada escopo de trabalho.
Decisões de triagem e aprovação, avisos legais e despejos ficam com sua equipe e seu advogado.
As regras da Lei de Habitação Justa se aplicam a todas as perguntas e comunicações; os scripts são aprovados por você.
Os assistentes não possuem autoridade de conta fiduciária ou alteram os dados bancários do proprietário ou do fornecedor sem o seu processo de verificação.
As atividades de leasing licenciadas ficam com a equipe licenciada onde seu estado exige.
Informações gerais apenas, não aconselhamento legal, fiscal ou de conformidade. Seu proprietário de conformidade decide o que se aplica ao seu negócio.
Da reunião adequada a um papel de trabalho
1. Adequada reunião
Nós mapeamos sua carga de trabalho com as funções acima e recomendamos por onde começar.
2. Curta lista
Você entrevista candidatos pré-vetados selecionados para as ferramentas e fluxos de trabalho deste setor.
3. Onboard
Acesso menos privilegiado, seus SOPs e um plano escrito de 30 dias com os KPIs acima.
4. Qualidade gerenciada
Scorecards semanais e coaching da sua conta ExecWing.
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Eles podem lidar com chamadas de manutenção pós-hora?
Com um protocolo pós-hora e lista de fornecedores, sim, ou eles podem trabalhar ao lado de seu serviço de atendimento.
Eles aprovam reparos?
Apenas dentro dos limites de aprovação que você definir por escrito.
Qual software?
AppFolio, Buildium, Yardi, Rent Manager e similares; treinamos em sua configuração.
Can the assistant talk to tenants and owners?
Yes, using your scripts and your phone or portal system, for maintenance intake, recertification paperwork and owner reporting logistics. Leasing decisions and legal notices stay with you.
Will they work in our property-management software?
Yes, in AppFolio, Buildium, Yardi or the system you already use, with a named login and role-based permissions.
How are after-hours emergencies handled?
They follow the escalation tree you provide. If the role is not staffed overnight, after-hours calls go to your existing emergency vendor or on-call manager.
Can they process applications and screening?
They can collect applications and send them to your screening provider. Approval, denial and fair-housing determinations stay with your designated manager.
Do they inspect units or meet vendors on site?
No. This is a remote role. They can schedule vendors, track work orders and request photos or invoices from the people who are on site.
Com qual função de gestão de propriedade você deve começar?
Agende uma reunião de 20 minutos. Vamos mapear sua carga de trabalho para essas funções e dizer honestamente onde um assistente dedicado ajuda mais.