Rôles d'assistant pour la gestion immobilière
Coordination de l'entretien, soutien à la location, communication avec les locataires et rôles de RA pour les gestionnaires résidentiels et commerciaux. Chaque rôle est dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures).
Comment les assistants dédiés s'adaptent à la gestion immobilière
Rôles sur cette page:
Les gestionnaires immobiliers gèrent un flux constant de commandes de travail, de questions des locataires, de demandes de location, de renouvellements et de suivi des loyers. Les portefeuilles se développent plus rapidement que les effectifs des bureaux.
Les assistants distants peuvent transporter une grande partie de ce flux dans votre logiciel de gestion immobilière. Les décisions de filtrage, les avis juridiques et tout ce qui nécessite une licence restent avec votre équipe.
Coordonnateur de l ' entretien
Enregistre, expédie et ferme les ordres de travail avec votre liste de fournisseurs et les limites d'approbation.
Spécialisation connexe: Assistants à la gestion du matériel
Tâches quotidiennes
- Triez les ordres de travail entrants par urgence en utilisant vos règles
- Envoyer les fournisseurs approuvés et planifier l'accès avec les locataires
- Suivi jusqu'à l'achèvement et collecte des photos et des factures
- Escalade des urgences selon votre protocole après les heures
- Suivre les problèmes récurrents par unité
- Préparer un rapport hebdomadaire en ordre ouvert
KPI à suivre
- Work-order age by priority
- Première réponse au locataire
- Répéter les ordres de travail par unité
- Factures appariées aux travaux terminés
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Nouveaux ordres de travail et suivis |
|---|---|
| Mon | Rapport en ordre ouvert |
| Mon | Assortiment de factures fournisseur |
| Ven | Examen périodique |
Assistant leasing
Répond aux demandes de renseignements sur la location, les horaires et maintient les applications en mouvement à votre décision.
Spécialisation connexe: Assistants à la gestion du matériel
Tâches quotidiennes
- Répondez aux demandes de renseignements et aux horaires ou aux auto-visites
- Envoyer des liens d'application et suivre les documents manquants
- Préparer les demandes pour votre décision de présélection
- Envoyer les documents de location approuvés pour signature
- Coordonner les listes de contrôle
- Mise à jour de la syndication
KPI à suivre
- Temps de réponse de l'enquête
- Affichages réservés à partir de demandes de renseignements
- Achèvement de la demande
- Jours vacants (rapportés, non inventés)
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Demandes de renseignements et expositions |
|---|---|
| mar. | Suivi des candidatures |
| Jeu | Préparation du déménagement |
| Ven | Résumé de location |
Assistant comptes résidents et renouvellements
Envoie les offres de renouvellement que vous approuvez, assure le suivi des soldes et maintient les dossiers des résidents propres.
Spécialisation connexe: Spécialistes AP/AR
Tâches quotidiennes
- Préparer des offres de renouvellement à partir de vos décisions de prix
- Suivre les réponses au renouvellement et les avis de déménagement
- Envoyer des rappels de loyer et des suivis de plan de paiement par politique
- Préparer des listes de délinquance pour l'action du gestionnaire
- Traiter les déclarations de propriétaire pour révision
- Maintenir les expirations d'assurance et de documents pour les résidents et les fournisseurs
KPI à suivre
- Renouvellements envoyés dans les délais
- Suivi de la délinquance
- Assurance vendeur actuelle
- Déclarations du propriétaire à temps
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Mon | Liste des infractions |
|---|---|
| mar. | Renouveau tracker |
| Jeu | COI des fournisseurs |
| Ven | Déclarations du propriétaire |
Ce que ces rôles ne font pas
Des limites claires vous protègent, vous, vos clients et votre assistant. Ils sont écrits dans chaque étendue de travail.
Les décisions de filtrage et d’approbation, les avis juridiques et les expulsions restent avec votre équipe et votre conseil.
Les règles de la Loi sur le logement équitable s'appliquent à toute demande de renseignements et communication; les scripts sont approuvés par vous.
Les assistants ne détiennent pas l'autorité de compte fiduciaire et ne changent pas les coordonnées bancaires du propriétaire ou du fournisseur sans votre processus de vérification.
Licensed leasing activities stay with licensed staff where your state requires it.
Informations générales uniquement, pas de conseils juridiques, fiscaux ou de conformité. Votre responsable de la conformité décide de ce qui s’applique à votre entreprise.
D’une réunion adaptée à un rôle de travail
1. Réunion appropriée
Nous comparons votre charge de travail aux rôles ci-dessus et vous recommandons par où commencer.
2. Liste restreinte
Vous interviewez des candidats présélectionnés pour les outils et les flux de travail de cette industrie.
3. Onboarding
Accès au moins privilégié, vos SOP et un plan écrit de 30 jours avec les KPI ci-dessus.
4. Qualité gérée
Cartes de pointage hebdomadaires et coaching de votre responsable de compte ExecWing.
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Peuvent-ils gérer les appels de maintenance après les heures ?
Avec un protocole après les heures et une liste de fournisseurs, oui, ou ils peuvent travailler avec votre service de réponse.
Approuvent-ils les réparations ?
Seulement dans les limites d'approbation que vous avez fixées par écrit.
Quel logiciel ?
AppFolio, Buildium, Yardi, Rent Manager et similaires; nous nous formons sur votre configuration.
Can the assistant talk to tenants and owners?
Yes, using your scripts and your phone or portal system, for maintenance intake, recertification paperwork and owner reporting logistics. Leasing decisions and legal notices stay with you.
Will they work in our property-management software?
Yes, in AppFolio, Buildium, Yardi or the system you already use, with a named login and role-based permissions.
How are after-hours emergencies handled?
They follow the escalation tree you provide. If the role is not staffed overnight, after-hours calls go to your existing emergency vendor or on-call manager.
Can they process applications and screening?
They can collect applications and send them to your screening provider. Approval, denial and fair-housing determinations stay with your designated manager.
Do they inspect units or meet vendors on site?
No. This is a remote role. They can schedule vendors, track work orders and request photos or invoices from the people who are on site.
Avec quel rôle de gestion immobilière devriez-vous commencer?
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous allons mapper votre charge de travail à ces rôles et vous dire honnêtement où un assistant dédié aide le plus.