Gardez la paperasse en mouvement aussi vite que le site de travail.
Administrateurs de projets dédiés pour les GC, les constructeurs et les entrepreneurs spécialisés: journaux, documents de sous-traitants, procès-verbaux de réunions, ordres de modification et support d'applications payantes.
Chaque chef de projet est également un contrôleur de documents.
Les projets de construction génèrent du papier à chaque étape : soumissions, contrats de sous-traitance, certificats d’assurance, renonciations aux privilèges, soumissions, DDR, rapports quotidiens, ordres de modification, demandes de paiement. Les chefs de projet et les surintendants passent des heures chaque semaine à tenir des journaux et à rechercher des signatures – du temps qui devrait aller sur le site, le calendrier et le client.
Un administrateur de projet ExecWing travaille dans Procore, Buildertrend ou votre système de fichiers. Ils tiennent les registres des soumissions et des demandes de renseignements, recueillent et suivent les demandes d'assurance et de privilège des sous-traitants, rédigent les procès-verbaux des réunions, préparent les documents de changement d'ordre pour l'approbation du GP et aident à assembler les demandes de paiement.
Le support à distance convient bien au côté bureautique de la construction, car les documents vivent déjà dans le cloud. Votre assistant se joint au CAO et aux réunions de coordination par vidéo pour capturer les minutes et tenir chaque journal à jour afin que rien ne vous surprenne à la clôture.
Tâches de votre assistant
Administration du projet
- Journaux de soumission et de RFI
- Procès-verbaux des réunions et mesures à prendre
- Suivi des versions du dessin et des spécifications
- Documentation de clôture et classeurs F&M
Gestion des sous-traitants
- Recueillir les COI et suivre les expirations
- Collecte de la dispense de lien avec chaque application payante
- Sous-traitance et paperasse de PO à partir de modèles
- Suivi des paquets de préqualification
Administration financière
- Prise en charge de l'assemblage des applications de paiement
- Journalisation des changements d'ordres et paperasserie
- Codeur de facture fournisseur pour AP
- Préparation du rapport sur les coûts
Outils
Votre assistant travaille dans vos comptes, sous vos politiques d'accès.
Des rôles qui correspondent
- Administrateur de projet / coordinateur de projet
- Coordonnateur de la conformité des sous-traitants
- AP et assistant de coûts d'emploi
- Adjoint exécutif à un propriétaire ou vice-président des opérations
Notes de conformité
Les assistants ne font pas de déterminations d'ingénierie, de sécurité ou de code; ils administrent les documents de votre examen du personnel autorisé et qualifié.
Les délais de droit de regard et de préavis varient selon les États. Les assistants suivent les dates que vous fournissez; votre équipe ou votre avocat confirme les exigences légales.
Des rapports certifiés sur la paie et les salaires en vigueur pour les travaux publics sont préparés pour votre examen et votre signature.
Comment ces cartes à nos plans
Un assistant dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures). Mois par mois, annulation de 30 jours et frais de conversion uniques, indiqués sur demande si vous souhaitez les louer directement.
| Plan | Prix | Quand il convient |
|---|---|---|
| Noyau | Devis par poste | Logs, COI et contrôle des documents. |
| Croissance | Devis par poste | Ajoute le support change-order, pay-app et AP. |
| Exécutif | Devis par poste | Assistant principal à un propriétaire ou chef des opérations. |
Tous les détails sur le plan page de tarification.
Un premier 30 jours réaliste
Comment un engagement de construction typique rampes. Votre plan est défini lors de la réunion et ajusté à vos SOP.
| Quand | Ce qui se passe |
|---|---|
| Semaine 1 | Accès, outils et shadowing Votre assistant obtient des comptes dans Procore, Buildertrend, Autodesk Construction Cloud et ombre le processus actuel pour l'administration du projet. Vous partagez des SOP ou enregistrez de courtes étapes; ils les transforment en listes de contrôle écrites. |
| Semaine 2 | Flux de travail propriétaires Ils s'approprient les journaux de soumission et de RFI, les procès-verbaux de réunion et les actions, avec votre avis sur chaque élément. ExecWing QA examine la sortie par rapport à la liste de contrôle. |
| Weeks 3–4 | Étendre la portée Ajoutez des tâches de gestion des sous-traitants telles que la collecte des CI et le suivi des expirations. Les révisions passent de chaque élément à des vérifications ponctuelles quotidiennes. |
| Jour 30+ | État stable L’administration financière rejoint la routine. Vous obtenez un tableau de bord hebdomadaire et un examen mensuel de ce que vous devez déléguer ensuite. |
Des services qui correspondent
Construction : questions courantes
L'assistant peut-il travailler dans Procore ?
Oui, avec les autorisations que votre administrateur attribue.
Peuvent-ils assister à des réunions ?
Oui. Ils se joignent par vidéo pour prendre des minutes et suivre les actions.
Est-ce qu’ils estiment ?
Ils peuvent organiser des invitations à soumissionner et des documents de décollage, mais les décollages de quantités et les décisions de prix restent avec vos estimateurs, sauf si un rôle spécialisé est convenu.
Combien ça coûte ?
Des plans adaptés à vos besoins et à votre budget, par rôle.
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Tâches quotidiennes, outils, indicateurs de performance clés, cadence hebdomadaire et limites de conformité pour chaque rôle.
Ramenez vos soirées.
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous ferons le point sur les tâches que vous voulez déléguer et vous dirons franchement si un assistant dédié est la bonne option.