Rôles d'assistant pour Biotech & Life Sciences
Administrateur exécutif, opérations de recherche, fournisseur et administrateur financier pour les sociétés de biotechnologie et de sciences de la vie, en dehors des décisions du GxP. Chaque rôle est dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures).
Comment les assistants dédiés s'adaptent à la biotechnologie et aux sciences de la vie
Rôles sur cette page:
Les entreprises biotechnologiques de stade précoce et intermédiaire fonctionnent de manière allégée. Les scientifiques et les dirigeants finissent par réserver des appels CRO, à rechercher des devis de fournisseurs, à organiser les documents du conseil et à classer les documents dans le bon dossier.
Un assistant à distance dédié peut prendre la couche administrative: calendriers, administration des fournisseurs et des contrats, organisation des documents et support financier. Les décisions de qualité, les enregistrements réglementés et tout ce qui nécessite un jugement scientifique restent avec votre équipe.
Assistant exécutif du CEO / CSO
Exécute le calendrier de l'exécutif à travers les fuseaux horaires, les réunions des investisseurs et des partenaires et la logistique du conseil d'administration.
Spécialisation connexe: Assistants de direction
Tâches quotidiennes
- Gérer la préparation des calendriers, des voyages et des réunions dans les fuseaux horaires des partenaires
- Préparer la logistique des réunions du conseil d'administration et des investisseurs et les paquets de documents
- Suivre les mesures prises lors des réunions de direction
- Coordonner les dates limites de participation à la conférence et les résumés
- Gérer la boîte de réception de l'exécutif à un zéro-état convenu
- Gardez un journal de contact et de relation confidentiel
KPI à suivre
- Réunions reportées en raison de conflits
- Paquets de bord livrés dans les délais convenus
- Les actions sont clôturées à temps
- Boîte de réception exécutive à zéro état
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Boîte de réception et calendrier |
|---|---|
| Mon | Brève semaine |
| Mon | Action-item tracker |
| Ven | Préparation de la semaine |
Coordinateur des opérations de recherche
Soutient les équipes de laboratoire et de programme avec la logistique de fournisseur, de CRO et d'expédition d'échantillons et la gestion de réunion.
Spécialisation connexe: Coordonnateurs de gestion de projet
Tâches quotidiennes
- Planifier les réunions du CRO, du CDMO et des fournisseurs et prendre des notes sur les mesures à prendre
- Suivre les demandes d'achat, les devis et les dates de livraison
- Coordonner les documents d'expédition préparés par l'équipe du laboratoire
- Maintenir les calendriers du programme et les trackers de jalons
- Organiser les documents d'étude et de programme dans la structure de dossiers contrôlés
- Préparer des résumés hebdomadaires de l'état des programmes
KPI à suivre
- Demandes d'achat vieillissant au-delà de la fenêtre convenue
- Milestone tracker monnaie
- Notes de réunion du fournisseur livrées le jour même
- Sommaire du statut à temps
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Mon | Rafraîchissement du programme tracker |
|---|---|
| mar. | Suivi des fournisseurs et des CRO |
| Jeu | Examen d'achat-demande |
| Ven | Résumé hebdomadaire du statut |
Assistant à l ' administration des contrats et des fournisseurs
Keeps NDAs, MSAs and statements of work moving through review and signature, and maintains the contract register.
Spécialisation connexe: Assistants Achats & Achats
Tâches quotidiennes
- Enregistrer les NDA et les accords entrants et la route vers les avocats
- Suivi des versions redline et de l'état des signatures
- Tenir le registre des contrats avec les dates de renouvellement et d'expiration
- Recueillir les documents d'intégration des fournisseurs
- Préparer des rappels de renouvellement
- Dépôt des accords exécutés
KPI à suivre
- Accords en attente d'une action interne
- Renouvellements signalés avant la date de l'avis
- Registre complet
- Turnaround de la demande à routé
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Prise et routage |
|---|---|
| mar. | Signature chase |
| Jeu | Enregistrer la mise à jour |
| Ven | Rapport des renouvellements |
Assistant finances et subventions
Soutient le responsable des finances avec AP, les rapports de dépenses, les calendriers de rapports de subventions et les demandes de préparation aux audits.
Spécialisation connexe: Spécialistes AP/AR
Tâches quotidiennes
- Traiter les factures des fournisseurs pour approbation
- Réconcilier les transactions et les reçus par carte d’entreprise
- Suivre les délais de déclaration des subventions et recueillir des contributions
- Préparer des listes PBC d'audit pour le contrôleur
- Conserver les données de base des fournisseurs avec les modifications vérifiées
- Préparer des rapports mensuels sur les dépenses par programme
KPI à suivre
- Factures en attente de codage
- Reçus manquants à la fin du mois
- Délais de subvention manqués (cible : aucun)
- Articles PBC livrés à temps
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Apport AP |
|---|---|
| mar. | Réconciliation des cartes |
| Jeu | Grant tracker |
| Ven | Rapport de dépenses |
Ce que ces rôles ne font pas
Des limites claires vous protègent, vous, vos clients et votre assistant. Ils sont écrits dans chaque étendue de travail.
Pas de décisions de qualité GxP, d'examen des lots ou des données, ou d'approbation sur les dossiers réglementés; les assistants organisent uniquement les documents et les dates de suivi.
Aucune soumission réglementaire ou jugement scientifique.
Les données d'essais cliniques avec des informations personnelles sont hors de portée à moins que vos accords et le délégué à la protection des données ne les approuvent par écrit.
Les données techniques sous contrôle d’exportation sont hors de portée des assistants offshore ou nearshore.
Informations générales uniquement, pas de conseils juridiques, fiscaux ou de conformité. Votre responsable de la conformité décide de ce qui s’applique à votre entreprise.
D’une réunion adaptée à un rôle de travail
1. Réunion appropriée
Nous comparons votre charge de travail aux rôles ci-dessus et vous recommandons par où commencer.
2. Liste restreinte
Vous interviewez des candidats présélectionnés pour les outils et les flux de travail de cette industrie.
3. Onboarding
Accès au moins privilégié, vos SOP et un plan écrit de 30 jours avec les KPI ci-dessus.
4. Qualité gérée
Cartes de pointage hebdomadaires et coaching de votre responsable de compte ExecWing.
Rôles en biotechnologie et en sciences de la vie : questions courantes
Un assistant peut-il travailler dans nos systèmes validés ?
Seulement si votre équipe de qualité le permet. De nombreuses entreprises conservent des assistants dans des outils non validés (calendrier, approvisionnement, disques partagés) et donnent un accès en affichage uniquement ailleurs.
Peuvent-ils aider aux réunions du conseil d'administration?
Oui: planification, assemblage de paquets à partir des documents finaux, soutien logistique et procès-verbaux pour votre secrétaire corporatif.
Et la confidentialité ?
Les assistants signent des accords de confidentialité, travaillent dans vos comptes avec un accès moins privilégié et ne gardent rien sur les appareils locaux.
Can an assistant work in a validated GxP system?
Only as your quality team allows. Many companies keep assistants in non-validated tools such as calendar, procurement and shared drives, and grant view-only access elsewhere.
Will they see unpublished research or patient-level trial data?
Only if you grant that access. We recommend least privilege: start with non-clinical operations work and expand only with your quality and privacy leads.
Can they coordinate investigators, CROs or lab vendors?
Yes, for scheduling, logistics, purchase orders and follow-ups against your templates. Scientific and contracting decisions stay with your team.
How do you handle publications, congress abstracts or embargoed material?
The assistant can track deadlines and format packages you provide. What gets submitted, and when, is decided by your scientific or medical-affairs lead.
Do you need our quality agreement before onboarding?
If your quality system requires one, we complete it during onboarding. Access and SOPs follow whatever your quality team signs off.
Quel rôle en biotechnologie et en sciences de la vie devriez-vous commencer?
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous allons mapper votre charge de travail à ces rôles et vous dire honnêtement où un assistant dédié aide le plus.