Réservez plus d'emplois. Chassez moins de factures.
Dedicated office assistants for HVAC, plumbing, electrical and roofing companies: booking, dispatch support, estimate follow-up, invoicing and reviews — in your field-service software.
Le bureau est l'endroit où les bons emplois se perdent.
Dans une entreprise de métiers, les fuites de revenus dans le bureau, pas sur le terrain. Un lead web reste assis pendant six heures. Une estimation sort et personne ne fait de suivi. Un travail terminé n'est pas facturé pendant une semaine. Le propriétaire, qui devrait vendre et gérer les équipes, finit par faire des rappels du camion.
Un assistant ExecWing travaille votre logiciel de gestion de service sur le terrain dès le premier jour. Ils prennent des rendez-vous à partir de formulaires Web et de messages vocaux, tiennent le tableau de répartition à jour, confirment les emplois du lendemain, font le suivi des estimations ouvertes, envoient des factures lorsque les techniciens ferment des emplois et demandent des avis à des clients satisfaits.
La saisonnalité compte. CVC culmine dans la chaleur de l'été et le froid de l'hiver, toiture après les tempêtes. Un assistant dédié vous offre une couverture constante des pics et, dans les mois les plus lents, ils passent aux renouvellements d'accords de maintenance, aux campagnes de réactivation et au nettoyage de votre base de données clients.
Tâches de votre assistant
Réservation & expédition
- Répondez rapidement aux leads et aux messages vocaux
- Réservez vos rendez-vous dans ServiceTitan, Jobber ou Housecall Pro
- Confirmer les emplois du jour suivant et mettre à jour le tableau
- Coordonner les permis et la planification des inspections
Suivi des ventes
- Suivi des estimations ouvertes
- Renouvellements d'accords de maintenance
- Financement de la paperasse logistique
- Campagnes de réactivation hors saison
Back office
- Facturation d'emplois fermés et poursuite des créances
- Factures des fournisseurs et relevés de la centrale de distribution
- Demandes d ' examen et réponses
- Rapport KPI hebdomadaire pour le propriétaire
Outils
Votre assistant travaille dans vos comptes, sous vos politiques d'accès.
Des rôles qui correspondent
- Représentant du service à la clientèle / agent de réservation
- Coordonnateur du soutien à la répartition
- Estimer le suivi et les ventes assistant
- Responsable de bureau / comptable
Notes de conformité
Les appels sortants et les textos doivent suivre la Loi sur la protection du consommateur par téléphone et vos dossiers de consentement; les assistants utilisent vos listes et outils approuvés.
Les assistants ne diagnostiquent pas les problèmes d'équipement et ne citent pas les prix en dehors de votre carnet de prix.
Les données de paiement du client ne sont traitées que par votre processeur de paiement, jamais collectées par e-mail ou chat.
Comment ces cartes à nos plans
Un assistant dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures). Mois par mois, annulation de 30 jours et frais de conversion uniques, indiqués sur demande si vous souhaitez les louer directement.
| Plan | Prix | Quand il convient |
|---|---|---|
| Noyau | Devis par poste | Réservation, confirmation et facturation. |
| Croissance | Devis par poste | Ajoute un suivi des estimations et un support d'expédition. |
| Exécutif | Devis par poste | Assistante de haut niveau pour le propriétaire. |
Tous les détails sur le plan page de tarification.
Un premier 30 jours réaliste
Comment une rampe d'engagement typique des services à domicile (CVC, plomberie, toiture). Votre plan est défini lors de la réunion et ajusté à vos SOP.
| Quand | Ce qui se passe |
|---|---|
| Semaine 1 | Accès, outils et shadowing Votre assistant obtient des comptes dans ServiceTitan, Jobber, Housecall Pro et ombre le processus actuel de réservation et d'expédition. Vous partagez des SOP ou enregistrez de courtes étapes; ils les transforment en listes de contrôle écrites. |
| Semaine 2 | Flux de travail propriétaires Ils s'approprient rapidement les pistes de réponse et les messages vocaux et prennent des rendez-vous dans ServiceTitan, Jobber ou Housecall Pro, avec votre avis sur chaque élément. ExecWing QA examine la sortie par rapport à la liste de contrôle. |
| Weeks 3–4 | Étendre la portée Ajoutez des travaux de suivi des ventes tels que le suivi des estimations ouvertes. Les révisions passent de chaque élément à des vérifications ponctuelles quotidiennes. |
| Jour 30+ | État stable Le back office rejoint la routine. Vous obtenez un tableau de bord hebdomadaire et un examen mensuel de ce que vous devez déléguer ensuite. |
Home Services (CVC, Plomberie, Toiture) : questions courantes
L'assistant peut-il répondre à nos téléphones ?
Oui, pendant leur quart de travail programmé en utilisant votre système VoIP et vos scripts. De nombreux clients les utilisent pour les trop-pleins et les rappels.
Connaissez-vous ServiceTitan ?
Nous jumelons les candidats ayant de l'expérience sur votre plateforme lorsque cela est possible et nous formons à vos workflows.
Qu'en est-il des ondes de tempête?
Votre assistant est dédié à vous; pendant les surtensions, ils se concentrent sur la réservation et la planification, et hors saison sur les renouvellements et la réactivation.
Combien ça coûte ?
Plans adaptés à vos besoins et à votre budget, par rôle, mois par mois.
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Tâches quotidiennes, outils, indicateurs de performance clés, cadence hebdomadaire et limites de conformité pour chaque rôle.
Ramenez vos soirées.
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous ferons le point sur les tâches que vous voulez déléguer et vous dirons franchement si un assistant dédié est la bonne option.