Des pods dédiés qui grandissent avec vos équipes.
Un pod est un groupe d'assistants dédiés qui prennent en charge un département ou une fonction, partagent des playbooks et se couvrent mutuellement. C’est le moyen le plus simple de mettre à l’échelle le support des assistants sans perdre en qualité ou en continuité.
Qu'est-ce qu'un pod
Un pod est deux ou plusieurs assistants dédiés affectés au même département, à la même fonction ou au même groupe de leaders. Chaque assistant a nommé des directeurs et une charge de travail principale. Le pod partage un playbook, un canal d'admission unique et un plan de sauvegarde documenté, de sorte que le travail continue quand quelqu'un est absent.
Les pods sont utiles lorsqu’un assistant ne suffit plus, ou lorsqu’un département souhaite un soutien constant de la part de plusieurs dirigeants. Une organisation de vente peut exécuter un module pour la recherche, l'hygiène CRM et la réservation de réunions. Une équipe financière peut gérer un module pour AP, un examen des dépenses et un soutien étroit.
Comment concevoir un pod
Nous commençons par un inventaire du travail: les tâches récurrentes, le volume derrière elles, les systèmes impliqués et les heures qui ont besoin de couverture. À partir de là, nous proposons une forme de pod: combien de sièges, quels rôles, quels fuseaux horaires et quel horaire chaque siège fonctionne: à temps partiel ou à temps plein, généralement 20 ou 40 heures par semaine.
Les pods plus grands comprennent un assistant principal qui trie la consommation, maintient le playbook à jour et exécute le stand-up quotidien de la pod. Le lead est toujours un membre actif du pod, pas une couche de gestion supplémentaire que vous payez sans sortie.
Couverture de sauvegarde
Chaque module a un plan de couverture écrit: qui couvre quel principal, quelles tâches s'arrêtent pendant les absences et comment les transferts se produisent. Les assistants documentent leur travail récurrent dans les SOP afin qu'un coéquipier de couverture puisse le récupérer. Les congés et jours fériés prévus aux Philippines, au Mexique et en Colombie sont sur le calendrier partagé à l'avance.
Ajouter et changer des sièges
Des sièges peuvent être ajoutés à mesure que la demande augmente. De nouveaux sièges sont recrutés et sélectionnés selon le même standard, intégrés dans le playbook existant et jumelés à un membre expérimenté du groupe pendant leurs premières semaines. Les sièges peuvent également passer d'une fonction à l'autre à mesure que les priorités changent, avec un préavis convenu dans votre bon de commande.
Nous vous recommandons d’ajouter des sièges en réponse à la demande mesurée : le carnet de commandes, les délais d’exécution ou les heures que vos dirigeants consacrent encore au travail délégué, plutôt qu’en prévision de celui-ci.
En un coup d'œil
- Inventaire des travaux et proposition de pod avant tout engagement
- Assistant principal pour les gros pods
- Livre de jeu partagé et canal d'admission unique
- Plan de couverture de sauvegarde et de vacances écrit
- Sièges ajoutés selon la même norme de contrôle et d'intégration
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Quelle taille peut avoir un pod ?
La taille du pod suit le travail. Nous concevons des pods à partir de votre inventaire de travail et recommandons de diviser les très grands pods par fonction afin que chacun garde un livre de jeu clair.
Les pods peuvent-ils couvrir les fuseaux horaires ?
Oui. Pods peut combiner des assistants nearshore au Mexique et en Colombie avec des assistants aux Philippines pour étendre la couverture à plus d'heures.
Qui gère le pod au jour le jour ?
Vos directeurs dirigent le travail. ExecWing gère la qualité, l'encadrement, la couverture et le livre de jeu du pod par le biais du chef de compte et, le cas échéant, d'un assistant principal.
Can a pod include both nearshore and Philippines-based assistants?
Yes. Combining Mexico or Colombia with the Philippines is a common way to cover more of the US day. The playbook and intake channel stay shared.
Is a lead assistant required?
No. We recommend a lead once a pod is large enough that intake and the playbook need an owner. Smaller pods can run without one.
How do you measure whether a pod should add a seat?
We look at backlog, turnaround times and the hours your leaders still spend on delegable work, then propose a change. We do not recommend adding seats only in anticipation of work.
What happens when someone in the pod leaves?
The backup plan and SOPs are used while we recruit and onboard a replacement to the same standard, paired with an experienced pod member for the first weeks.
Can a seat move from one department to another?
Yes, with notice agreed in your order form, if the skills fit and both sponsors agree.
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