Laissez les designers concevoir.
Assistants dédiés aux cabinets d'architecture, d'ingénierie et de design: propositions et assemblage SF330, contrôle de documents, procès-verbaux, facturation et coordination marketing.
L'utilisation facturable est le rythme cardiaque de l'entreprise A / E.
Les directeurs et les chefs de projet dans les entreprises A / E portent des propositions, des appels de clients, la facturation et l'administrateur de projet en plus du travail de conception. Chaque heure non facturable coupe dans l'utilisation.
Un assistant ExecWing gère l'assemblage des propositions de vos bibliothèques, CV et feuilles de projet, formulaires gouvernementaux tels que formatage SF330 pour votre examen, transmissions et journaux de documents, minutes de réunion, facturation mensuelle à partir de votre système de comptabilité de projet et coordination marketing pour les récompenses et les mises à jour du site Web.
Avec un assistant dédié à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures), votre équipe obtient un propriétaire fiable pour les détails qui font avancer les projets et le pipeline.
Tâches de votre assistant
Propositions & marketing
- Assemblage de propositions à partir de bibliothèques boilerplate
- CV et entretien de feuille de projet
- Formatage SF330 pour révision
- Soumissions de prix et mises à jour du site Web
Administration du projet
- Transmissions et journaux de documents
- Procès-verbal de réunion
- RFI et suivi des soumissions
- Coordination des consultants
Finances admin
- Support de facturation mensuel
- Rappels de feuilles de temps
- Traitement des factures des consultants
- Suivi AR
Outils
Votre assistant travaille dans vos comptes, sous vos politiques d'accès.
Des rôles qui correspondent
- Coordinateur marketing et proposition
- Administrateur de projet
- Assistant comptabilité et facturation
- Adjointe exécutive du directeur
Notes de conformité
Les assistants n'effectuent pas de dessins de conception ou de timbres sous licence; la responsabilité professionnelle reste avec vos architectes et ingénieurs agréés.
Les projets fédéraux peuvent comporter des restrictions sur les données (p. ex. IUC); confirmer les exigences d'accès avant de partager des documents.
Les contrats et les propositions sont examinés par vos directeurs d'école avant d'être soumis.
Comment ces cartes à nos plans
Un assistant dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures). Mois par mois, annulation de 30 jours et frais de conversion uniques, indiqués sur demande si vous souhaitez les louer directement.
| Plan | Prix | Quand il convient |
|---|---|---|
| Noyau | Devis par poste | Contrôle des documents et admin. |
| Croissance | Devis par poste | Ajout de propositions et facturation. |
| Exécutif | Devis par poste | Assistant principal d'un directeur. |
Tous les détails sur le plan page de tarification.
Un premier 30 jours réaliste
Comment un engagement typique d'architecture et d'ingénierie rampe. Votre plan est défini lors de la réunion et ajusté à vos SOP.
| Quand | Ce qui se passe |
|---|---|
| Semaine 1 | Accès, outils et shadowing Votre assistant obtient des comptes dans Deltek Vantagepoint, BQE CORE, Monographie et ombres le processus actuel pour les propositions et le marketing. Vous partagez des SOP ou enregistrez de courtes étapes; ils les transforment en listes de contrôle écrites. |
| Semaine 2 | Flux de travail propriétaires Ils prennent possession de l'assemblage de la proposition à partir de bibliothèques boilerplate et reprendre et projet-feuille d'entretien, avec votre examen sur chaque élément. ExecWing QA examine la sortie par rapport à la liste de contrôle. |
| Weeks 3–4 | Étendre la portée Ajoutez des tâches d'administration de projet telles que les transmissions et les journaux de documents. Les révisions passent de chaque élément à des vérifications ponctuelles quotidiennes. |
| Jour 30+ | État stable L’administration financière rejoint la routine. Vous obtenez un tableau de bord hebdomadaire et un examen mensuel de ce que vous devez déléguer ensuite. |
Architecture & Ingénierie : questions courantes
L’assistant peut-il utiliser InDesign pour les propositions ?
Oui, si la portée; les compétences en conception graphique peuvent faire partie du rôle.
Vous travaillez chez Deltek ?
Oui, avec les comptes que vous fournissez.
Peuvent-ils gérer les CUI sur les projets fédéraux?
Seulement si les exigences de votre contrat permettent l'accès offshore; beaucoup ne le font pas.
Combien ça coûte ?
Des plans adaptés à vos besoins et à votre budget, par rôle.
Rôles prescriptifs pour les cabinets d’architecture et d’ingénierie
Tâches quotidiennes, outils, indicateurs de performance clés, cadence hebdomadaire et limites de conformité pour chaque rôle.
Ramenez vos soirées.
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous ferons le point sur les tâches que vous voulez déléguer et vous dirons franchement si un assistant dédié est la bonne option.