Rôles d'assistant pour les entreprises d'architecture et d'ingénierie
Administration de projets, propositions, marketing et soutien financier pour les entreprises A / E, en dehors du jugement professionnel. Chaque rôle est dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures).
Comment les assistants dédiés s'adaptent aux entreprises d'architecture et d'ingénierie
Rôles sur cette page:
Les architectes et les ingénieurs facturent pour la conception et le jugement, mais beaucoup passent des soirées sur les propositions, la facturation et le contrôle des documents.
Un assistant à distance s’occupe de l’administration du projet et de la coordination marketing. Les décisions de conception, les calculs et tout ce qui est scellé ou estampillé restent avec des professionnels agréés.
Administrateur de projet
Garde les fichiers de projet, les transmissions, les notes de réunion et les factures organisées.
Spécialisation connexe: Coordonnateurs de gestion de projet
Tâches quotidiennes
- Maintenir le contrôle des documents de projet et les journaux de transmission
- Préparer les ordres du jour et les notes des réunions
- Suivre les contrats de consultant et les livrables
- Préparer des factures mensuelles à partir de feuilles de temps
- Chase timesheet completion
- Tenir à jour les listes de contacts du projet
KPI à suivre
- Feuilles de temps terminées à temps
- Factures établies par date de cycle
- Transmissions enregistrées
- Suivi des produits livrables des consultants
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Mon | Timesheet |
|---|---|
| mar. | Contrôle des documents |
| Jeu | Notes de réunion |
| Fin de mois | Projets de facture |
Coordinateur de la proposition et du marketing
Assemble des propositions et des packages de qualifications et maintient la bibliothèque de marketing à jour.
Spécialisation connexe: Marketing et médias sociaux
Tâches quotidiennes
- Suivi des appels d'offres, des appels d'offres et des échéances
- Rassembler les propositions de la bibliothèque de l'entreprise
- Maintenir les curriculum vitae et les feuilles de projet
- Format SF 330 sections pour la révision
- Calendrier des soumissions de prix et des publications sociales
- Maintenir le pipeline CRM
KPI à suivre
- Propositions soumises à temps
- Bibliothèque actuelle
- Pipeline mis à jour chaque semaine
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Mon | Opportunité pipeline |
|---|---|
| mar. | Assemblée des propositions |
| Jeu | Mises à jour de la bibliothèque |
| Ven | Calendrier marketing |
Ce que ces rôles ne font pas
Des limites claires vous protègent, vous, vos clients et votre assistant. Ils sont écrits dans chaque étendue de travail.
Pas de conception, de calculs, d'interprétation de code ou de documents scellés.
Les propositions de frais et les conditions contractuelles sont fixées par les donneurs d'ordre.
Les propositions du secteur public respectent les règles de votre cabinet en matière de représentations et de certifications.
Informations générales uniquement, pas de conseils juridiques, fiscaux ou de conformité. Votre responsable de la conformité décide de ce qui s’applique à votre entreprise.
D’une réunion adaptée à un rôle de travail
1. Réunion appropriée
Nous comparons votre charge de travail aux rôles ci-dessus et vous recommandons par où commencer.
2. Liste restreinte
Vous interviewez des candidats présélectionnés pour les outils et les flux de travail de cette industrie.
3. Onboarding
Accès au moins privilégié, vos SOP et un plan écrit de 30 jours avec les KPI ci-dessus.
4. Qualité gérée
Cartes de pointage hebdomadaires et coaching de votre responsable de compte ExecWing.
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Peuvent-ils travailler à Deltek?
Oui, avec les autorisations appropriées; nous sélectionnons l'expérience de comptabilité de projet.
Peuvent-ils aider avec les trousses de qualifications gouvernementales?
Ils peuvent assembler et formater; les directeurs examinent et signent les certifications.
Et le CAD ?
La rédaction est en dehors de ce rôle; demandez à la réunion si vous avez besoin d'un spécialiste.
Can the assistant work in BIM or CAD files?
They can manage file transmittals, naming and archive rules. Drawing and design work stays with your licensed architects and engineers.
Will they track submittals and RFIs?
Yes. That is a common core of the role: logging, chasing and reporting against the project schedule you set.
How do you handle sealed documents and professional stamps?
The assistant can route files for signature and keep a log. Only your licensed professionals apply seals or stamps.
Can they support marketing proposals and SF330 packages?
Yes, by assembling resumes, project sheets and forms from material you provide. Technical content and go/no-go decisions stay with your principals.
Do assistants need to sit in your studio time zone?
Not necessarily. Mexico and Colombia are close to many US zones; Philippines-based assistants work an agreed US-hours schedule, part-time or full-time.
Avec quel rôle d’entreprise devriez-vous commencer?
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous allons mapper votre charge de travail à ces rôles et vous dire honnêtement où un assistant dédié aide le plus.