Roles de asistente para empresas de arquitectura e ingeniería
Administración de proyectos, propuestas, apoyo de marketing y finanzas para empresas de A / E, juicio profesional externo. Cada puesto es dedicado, a tiempo parcial o a tiempo completo (típicamente semanas de trabajo de 20 o 40 horas).
Cómo se ajustan los asistentes dedicados a las empresas de arquitectura e ingeniería
Roles en esta página:
Los arquitectos e ingenieros facturan por el diseño y el juicio, sin embargo, muchos pasan las noches en propuestas, facturación y control de documentos.
Un asistente remoto se encarga de la administración de proyectos y la coordinación de marketing. Decisiones de diseño, cálculos y cualquier estancia sellada o sellada con profesionales con licencia.
Administrador del proyecto
Mantiene organizados los archivos del proyecto, las transmisiones, las notas de las reuniones y las facturas.
Especialización relacionada: Coordinadores de Gestión de Proyectos
Tareas cotidianas
- Mantener registros de control y transmisión de documentos del proyecto
- Preparar las agendas y notas de las reuniones
- Seguimiento de contratos y entregables de consultores
- Prepare borradores de facturas mensuales a partir de hojas de horas
- Completar hoja de horas de Chase
- Mantener listas de contactos del proyecto
KPIs a rastrear
- Hojas de tiempo completas a tiempo
- Facturas redactadas por fecha de ciclo
- Transmisiones registradas
- Consultor de entregables rastreado
Los objetivos se establecen con usted en la reunión, según su propia línea de base.
Herramientas en las que trabajan
Sus cuentas, sus inicios de sesión, sus políticas de acceso.
Muestra de cadencia semanal
| Lun | Persecución hoja de tiempo |
|---|---|
| Mar | Control de documentos |
| Jue | Notas de reunión |
| Fin de mes | Borradores de facturas |
Coordinador de propuestas y marketing
Reúne propuestas y paquetes de calificaciones y mantiene actualizada la biblioteca de marketing.
Especialización relacionada: Marketing y redes sociales
Tareas cotidianas
- Seguimiento de RFQ y RFP y plazos
- Reunir propuestas de la biblioteca de la firma
- Mantener hojas de vida y proyectos
- Formato SF 330 secciones para revisión
- Programar entregas de premios y publicaciones sociales
- Mantener el pipeline CRM
KPIs a rastrear
- Propuestas presentadas puntualmente
- Biblioteca actual
- Pipeline actualizado semanalmente
Los objetivos se establecen con usted en la reunión, según su propia línea de base.
Herramientas en las que trabajan
Sus cuentas, sus inicios de sesión, sus políticas de acceso.
Muestra de cadencia semanal
| Lun | Oportunidad Pipeline |
|---|---|
| Mar | Asamblea de propuesta |
| Jue | Actualizaciones de la biblioteca |
| Fri | Calendario de marketing |
Lo que estos roles no hacen
Los límites claros lo protegen a usted, a sus clientes y a su asistente. Están escritos en cada ámbito de trabajo.
Sin diseño, cálculos, interpretación de código o documentos sellados.
Las propuestas de tarifas y los términos del contrato son establecidos por los principales.
Las propuestas del sector público siguen las reglas de su empresa para representaciones y certificaciones.
Información general solamente, no legal, fiscal o de cumplimiento. Su propietario de cumplimiento decide lo que se aplica a su negocio.
De la reunión adecuada a un rol de trabajo
1. Reunión en forma
Asignamos su carga de trabajo en función de los roles anteriores y recomendamos por dónde empezar.
2. Lista abreviada
Usted entrevista a candidatos previamente seleccionados para las herramientas y flujos de trabajo de esta industria.
3. Onboarding
Acceso con menos privilegios, sus SOP y un plan escrito de 30 días con los KPI anteriores.
4. Calidad gestionada
Tarjetas de puntuación semanales y entrenamiento de su cuenta de ExecWing.
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¿Se puede trabajar en Deltek?
Sí, con los permisos adecuados; buscamos experiencia en contabilidad de proyectos.
¿Pueden ayudar con los paquetes de calificaciones del gobierno?
Pueden ensamblar y formatear; los directores revisan y firman certificaciones.
¿Y el CAD?
La redacción está fuera de este rol; pregunte en la reunión si necesita un especialista.
Can the assistant work in BIM or CAD files?
They can manage file transmittals, naming and archive rules. Drawing and design work stays with your licensed architects and engineers.
Will they track submittals and RFIs?
Yes. That is a common core of the role: logging, chasing and reporting against the project schedule you set.
How do you handle sealed documents and professional stamps?
The assistant can route files for signature and keep a log. Only your licensed professionals apply seals or stamps.
Can they support marketing proposals and SF330 packages?
Yes, by assembling resumes, project sheets and forms from material you provide. Technical content and go/no-go decisions stay with your principals.
Do assistants need to sit in your studio time zone?
Not necessarily. Mexico and Colombia are close to many US zones; Philippines-based assistants work an agreed US-hours schedule, part-time or full-time.
¿Con qué papel firme debería comenzar?
Programe una reunión de 20 minutos. Asignaremos su carga de trabajo a estos roles y le diremos honestamente dónde ayuda más un asistente dedicado.