Funções auxiliares para empresas de arquitetura e engenharia
Administração de projetos, propostas, marketing e apoio financeiro para empresas de A / E, fora do julgamento profissional. Cada função é dedicada, a tempo parcial ou a tempo inteiro (normalmente 20 ou 40 horas semanais de trabalho).
Como assistentes dedicados se encaixam em empresas de arquitetura e engenharia
Papéis nesta página:
Arquitetos e engenheiros cobram por design e julgamento, mas muitos passam noites em propostas, faturamento e controle de documentos.
Um assistente remoto lida com a administração de projetos e coordenação de marketing. Decisões de projeto, cálculos e qualquer coisa selada ou carimbada ficam com profissionais licenciados.
Administrador do projeto
Mantém os arquivos do projeto, transmissões, notas de reunião e faturas organizadas.
Especialização relacionada: Coordenadores de Gestão de Projetos
Tarefas do dia a dia
- Manter o controle do documento do projeto e os logs de transmissão
- Preparar agendas e notas de reunião
- Acompanhe os contratos e entregas de consultores
- Prepare rascunhos mensais de faturas a partir de planilhas de tempo
- Conclusão da planilha de tempo de perseguição
- Manter listas de contatos do projeto
KPIs para rastrear
- Planilhas de tempo completas a tempo
- Faturas elaboradas por data do ciclo
- Transmissões registadas
- Prestação de serviços de consultoria rastreada
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Seg | Perseguição da folha de tempo |
|---|---|
| Tere | Controlo de documentos |
| Qui | Notas de reunião |
| Fim do mês | Projectos de facturas |
Coordenador de Propostas e Marketing
Monta propostas e pacotes de qualificações e mantém a biblioteca de marketing atual.
Especialização relacionada: Marketing e Mídias Sociais
Tarefas do dia a dia
- Acompanhe RFQs e RFPs e prazos
- Reúna propostas da biblioteca da empresa
- Manter currículos e folhas de projeto
- Formato SF 330 seções para revisão
- Agendar inscrições de prêmios e postagens sociais
- Mantenha o pipeline de CRM
KPIs para rastrear
- Propostas apresentadas a tempo
- Biblioteca atual
- Pipeline atualizado semanalmente
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Seg | Pipeline de oportunidades |
|---|---|
| Tere | Assembleia de propostas |
| Qui | Atualizações da biblioteca |
| Sex. | Calendário de marketing |
O que esses papéis não fazem
Limites claros protegem você, seus clientes e seu assistente. Eles são escritos em cada escopo de trabalho.
Nenhum projeto, cálculos, interpretação de código ou documentos selados.
As propostas de taxas e os termos do contrato são definidos pelos diretores.
As propostas do setor público seguem as regras da sua empresa para representações e certificações.
Informações gerais apenas, não aconselhamento legal, fiscal ou de conformidade. Seu proprietário de conformidade decide o que se aplica ao seu negócio.
Da reunião adequada a um papel de trabalho
1. Adequada reunião
Nós mapeamos sua carga de trabalho com as funções acima e recomendamos por onde começar.
2. Curta lista
Você entrevista candidatos pré-vetados selecionados para as ferramentas e fluxos de trabalho deste setor.
3. Onboard
Acesso menos privilegiado, seus SOPs e um plano escrito de 30 dias com os KPIs acima.
4. Qualidade gerenciada
Scorecards semanais e coaching da sua conta ExecWing.
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Eles podem trabalhar em Deltek?
Sim, com permissões apropriadas; nós selecionamos a experiência de conta do projeto.
Eles podem ajudar com os pacotes de qualificações do governo?
Eles podem montar e formatar; os diretores revisam e assinam certificações.
E o CAD?
A redação está fora desse papel; pergunte na reunião se você precisa de um especialista.
Can the assistant work in BIM or CAD files?
They can manage file transmittals, naming and archive rules. Drawing and design work stays with your licensed architects and engineers.
Will they track submittals and RFIs?
Yes. That is a common core of the role: logging, chasing and reporting against the project schedule you set.
How do you handle sealed documents and professional stamps?
The assistant can route files for signature and keep a log. Only your licensed professionals apply seals or stamps.
Can they support marketing proposals and SF330 packages?
Yes, by assembling resumes, project sheets and forms from material you provide. Technical content and go/no-go decisions stay with your principals.
Do assistants need to sit in your studio time zone?
Not necessarily. Mexico and Colombia are close to many US zones; Philippines-based assistants work an agreed US-hours schedule, part-time or full-time.
Qual o papel a/e firme que você deve começar?
Agende uma reunião de 20 minutos. Vamos mapear sua carga de trabalho para essas funções e dizer honestamente onde um assistente dedicado ajuda mais.