Protéger le temps des cliniciens pour les personnes qui en ont besoin.
Assistants administratifs dédiés, formés par HIPAA pour la planification des admissions, la vérification, la paperasse d'autorisation et la facturation - strictement non cliniques, sous un BAA signé.
Les cliniciens ne devraient pas être leur propre département de facturation.
Les cabinets de thérapie de groupe et les cliniciens en solo portent une lourde charge administrative: demandes de nouveaux clients, vérification d'assurance, autorisations, supervills, suivi des réclamations, renouvellements d'accréditation. Dans les petites pratiques, les cliniciens le font souvent entre les séances ou tard dans la nuit, ce qui prend du temps à partir des soins et du repos.
Un assistant ExecWing gère le côté administratif de votre DSE et des outils de pratique. Ils répondent aux demandes avec vos scripts approuvés, planifient les rendez-vous d'admission, vérifient les avantages, suivent les autorisations et le nombre de sessions, soumettent des réclamations et assurent le suivi des refus.
Les dossiers de santé comportementale peuvent entraîner une sensibilité accrue. Au-delà de l'HIPAA, certains programmes relèvent de la partie 2 du 42 CFR pour les dossiers de troubles liés à la consommation de substances. Les assistants ne travaillent que dans les limites de l’accès que votre cabinet approuve, et ils ne fournissent jamais de services cliniques, de réponse aux crises ou de conseils. Votre script d'admission doit diriger toute personne en crise vers les services d'urgence ou le 988 Suicide & Crisis Lifeline.
Tâches de votre assistant
Prise en charge et planification
- Répondre aux demandes en utilisant des scripts approuvés
- Planifier des consultations et des séances d’accueil
- Envoyez la paperasse d'admission par votre portail
- Gérer les listes d’attente et la disponibilité des cliniciens
Assurance & facturation
- Vérifier les avantages et la couverture hors réseau
- Autorisations de suivi et limites de session
- Soumettre des réclamations et des superbells
- Suivi des refus et du vieillissement
Opérations pratiques
- Suivi des accréditations et des ré-accréditations
- Calendrier clinique et mises à jour de couverture
- Répertoire et listing des mises à jour
- Rapports mensuels de pratique
Outils
Votre assistant travaille dans vos comptes, sous vos politiques d'accès.
Des rôles qui correspondent
- Coordinateur d'admission (non clinique)
- Spécialiste en facturation et autorisation
- Coordonnateur de la vérification des pouvoirs
- Assistant exécutif du propriétaire de la pratique
Notes de conformité
Un BAA signé est requis avant l'accès au PHI. Les dossiers visés par la partie 2 du 42 CFR exigent des mesures de protection supplémentaires; votre cabinet décide à quels assistants peuvent accéder.
Les assistants sont non cliniques et ne traitent pas les appels de crise. Vos scripts doivent diriger les situations urgentes au 911 ou au 988 Suicide & Crisis Lifeline.
La communication suit vos canaux sécurisés et approuvés.
Comment ces cartes à nos plans
Un assistant dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures). Mois par mois, annulation de 30 jours et frais de conversion uniques, indiqués sur demande si vous souhaitez les louer directement.
| Plan | Prix | Quand il convient |
|---|---|---|
| Croissance | Devis par poste | Prise en charge, vérification et facturation avec BAA. |
| Exécutif | Devis par poste | Assistante principale avec expérience en administration des soins de santé aux États-Unis. |
Tous les détails sur le plan page de tarification.
Un premier 30 jours réaliste
Comment un engagement typique en matière de santé comportementale se développe. Votre plan est défini lors de la réunion et ajusté à vos SOP.
| Quand | Ce qui se passe |
|---|---|
| Semaine 1 | Accès, outils et shadowing Votre assistant obtient des comptes dans SimplePractice, TherapyNotes, TheraNest et ombres le processus actuel pour l'admission et la planification. Vous partagez des SOP ou enregistrez de courtes étapes; ils les transforment en listes de contrôle écrites. |
| Semaine 2 | Flux de travail propriétaires Ils se chargent de répondre aux demandes de renseignements en utilisant des scripts approuvés et de planifier des consultations et des séances d'accueil, avec votre examen sur chaque élément. ExecWing QA examine la sortie par rapport à la liste de contrôle. |
| Weeks 3–4 | Étendre la portée Ajoutez des travaux d'assurance et de facturation tels que vérifier les avantages et la couverture hors réseau. Les révisions passent de chaque élément à des vérifications ponctuelles quotidiennes. |
| Jour 30+ | État stable Les opérations de pratique se joignent à la routine. Vous obtenez un tableau de bord hebdomadaire et un examen mensuel de ce que vous devez déléguer ensuite. |
Des services qui correspondent
Santé comportementale : questions courantes
L’assistant parlera-t-il un jour aux clients de questions cliniques?
Non. Ils traitent uniquement les questions de planification et d’administration et dirigent tout ce qui est clinique vers votre équipe.
Qu’en est-il des appels de crise ?
Les assistants ne sont pas une ressource de crise. Vos scripts doivent diriger les situations urgentes au 911 ou au 988.
Supportez-vous SimplePractice ou TherapyNotes?
Oui, en utilisant les comptes et les autorisations que vous attribuez.
Vous signez un BAA ?
Oui, avant tout accès au PHI.
Rôles prescriptifs pour la santé comportementale
Tâches quotidiennes, outils, indicateurs de performance clés, cadence hebdomadaire et limites de conformité pour chaque rôle.
Ramenez vos soirées.
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous ferons le point sur les tâches que vous voulez déléguer et vous dirons franchement si un assistant dédié est la bonne option.