Suivez chaque chargement. Facturez chaque chargement. Plus vite.
Des assistants de back-office et de suivi dédiés pour les courtiers, les transporteurs et les 3PL: paquets de transporteurs, appels de vérification, mises à jour des clients, POD, facturation et recouvrement.
Les marges de fret vivent et meurent dans le back office.
Les courtiers et les 3PL vendent de la réactivité. Derrière chaque chargement réservé, il y a une piste de travail: configuration et vérification de la conformité du transporteur, confirmations des tarifs, appels de vérification, mises à jour des clients, preuve de livraison, facturation et paiement du transporteur. Lorsque le back-office est en retard, les flux de trésorerie sont en retard.
Un assistant ExecWing travaille à l'intérieur de votre TMS. Ils embarquent les transporteurs en utilisant vos critères de conformité, envoient des confirmations de tarifs, effectuent des appels de vérification et mettent à jour le suivi, informent les clients des exceptions, collectent les POD et facturent le moment où les documents arrivent. Ils poursuivent également les créances vieillissantes avec une persistance polie.
En travaillant aux États-Unis, ils se chevauchent avec vos expéditeurs et transporteurs en temps réel. De nombreuses maisons de courtage commencent par la traçabilité et la facturation, puis ajoutent un deuxième assistant pour le support des ventes des transporteurs une fois les processus documentés.
Tâches de votre assistant
Opérations des transporteurs
- Paquets d'intégration des transporteurs et contrôles de conformité
- Confirmations de tarifs et offres de chargement
- Vérifier les appels et les mises à jour ELD/tracking
- Détention et documents accessoires
Service client
- État proactif et mises à jour des exceptions
- Prise de rendez-vous avec les récepteurs
- Demande de devis pour les représentants
- Charger le support de publication
Facturation & cash
- Collecte et audit des POD
- Facturation client
- Soutien au traitement de la paye des transporteurs
- Rapports de suivi et de vieillissement des collections
Outils
Votre assistant travaille dans vos comptes, sous vos politiques d'accès.
Des rôles qui correspondent
- Coordinateur de piste
- Assistant d'intégration et de conformité des transporteurs
- Spécialiste de la facturation et des recouvrements de fret
- Assistance pour les petites flottes
Notes de conformité
Le contrôle des transporteurs suit vos critères écrits (par exemple, statut d'autorité FMCSA et assurance). Votre équipe approuve les transporteurs.
Les assistants ne négocient pas les tarifs à moins que vous ne fixiez et ne supervisiez spécifiquement ce rôle.
Les décisions relatives aux heures de service appartiennent aux transporteurs et aux chauffeurs; l'assistance à l'expédition ne demande pas aux chauffeurs d'enfreindre les règles HOS.
Comment ces cartes à nos plans
Un assistant dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures). Mois par mois, annulation de 30 jours et frais de conversion uniques, indiqués sur demande si vous souhaitez les louer directement.
| Plan | Prix | Quand il convient |
|---|---|---|
| Noyau | Devis par poste | Track-and-Trace et POD collection. |
| Croissance | Devis par poste | Ajoute la facturation, les recouvrements et l'intégration du transporteur. |
| Exécutif | Devis par poste | Assistante principale des opérations pour un propriétaire. |
Tous les détails sur le plan page de tarification.
Un premier 30 jours réaliste
Comment un engagement typique de logistique et de fret rampe. Votre plan est défini lors de la réunion et ajusté à vos SOP.
| Quand | Ce qui se passe |
|---|---|
| Semaine 1 | Accès, outils et shadowing Votre assistant obtient des comptes dans McLeod, Aljex, Tai TMS et ombre le processus actuel pour les opérations de transporteur. Vous partagez des SOP ou enregistrez de courtes étapes; ils les transforment en listes de contrôle écrites. |
| Semaine 2 | Flux de travail propriétaires Ils prennent en charge les paquets d'intégration des transporteurs et les contrôles de conformité et les confirmations de tarifs et les appels d'offres de chargement, avec votre examen sur chaque article. ExecWing QA examine la sortie par rapport à la liste de contrôle. |
| Weeks 3–4 | Étendre la portée Ajoutez le travail de service à la clientèle tel que le statut proactif et les mises à jour d'exception. Les révisions passent de chaque élément à des vérifications ponctuelles quotidiennes. |
| Jour 30+ | État stable La facturation et l’argent liquide rejoignent la routine. Vous obtenez un tableau de bord hebdomadaire et un examen mensuel de ce que vous devez déléguer ensuite. |
Des services qui correspondent
Logistique & Fret : questions fréquentes
L'assistant peut-il faire des appels de vérification par téléphone?
Oui, via votre plate-forme VoIP ou de suivi pendant leur quart de travail prévu.
Est-ce qu’ils sont porteurs ?
Ils exécutent les contrôles que vous définissez et préparent les fichiers; votre équipe approuve.
Dans quel TMS travaillez-vous ?
McLeod, Aljex, Tai, Rose Rocket et autres.
À quelle vitesse pouvons-nous commencer?
Habituellement une à deux semaines.
Guides connexes
Le livre d'arrière-guichet de Freight Broker : De la charge enregistrée à l'argent collecté
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Tâches quotidiennes, outils, indicateurs de performance clés, cadence hebdomadaire et limites de conformité pour chaque rôle.
Ramenez vos soirées.
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous ferons le point sur les tâches que vous voulez déléguer et vous dirons franchement si un assistant dédié est la bonne option.