Rôles d'assistant pour la logistique et le fret
Assistance aux ventes des transporteurs, suivi et traçabilité, documentation du chargement, facturation et rôles d'administrateur des réclamations pour les courtiers et les 3PL. Chaque rôle est dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures).
Comment les assistants dédiés s'adaptent à la logistique et au fret
Rôles sur cette page:
Les courtiers et 3PL fonctionnent sur les appels, les e-mails et les documents: configuration de l'opérateur, appels de contrôle, POD, facturation et réclamations. Chaque mise à jour manquée coûte une relation client.
Un assistant à distance dédié, souvent nearshore pour le chevauchement en direct avec les heures américaines, peut prendre cette charge dans votre TMS.
Coordinateur de piste
Exécute les appels de vérification, met à jour le TMS et alerte les clients aux exceptions.
Spécialisation connexe: Coordonnateurs d'expédition et logistique
Tâches quotidiennes
- Passer des appels de vérification et mettre à jour l'état de chargement
- Envoyer des mises à jour client et des alertes d'exception
- Collecter les POD et la paperasse
- Augmentez les délais avec les options
- Actualiser les ETAs
- Détention des journaux et événements accessoires
KPI à suivre
- Charges avec l'état actuel
- Exceptions communiquées de manière proactive
- PODs collectés dans la fenêtre convenue
- Mise à jour des clients
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Vérifiez les appels par fenêtre de rendez-vous |
|---|---|
| Quotidienne | Alertes d'exception |
| Ven | Journal accessoire |
Assistant d'intégration et de conformité des transporteurs
Configure les transporteurs et maintient les documents d'assurance et d'autorité à jour.
Spécialisation connexe: Coordonnateurs d'expédition et logistique
Tâches quotidiennes
- Transporteurs embarqués via votre plateforme de conformité
- Vérifier les documents d’autorité et d’assurance par police
- Suivi des expirations d'assurance
- Entretenir les profils et les voies des transporteurs
- Signaler les alertes de conformité
- Prise en charge de la configuration de paiement du transporteur avec vérification
KPI à suivre
- Transporteurs embarqués complets
- Assurance expirée sur les transporteurs actifs (cible : aucune)
- Précision du profil
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | File d'attente d'embarquement |
|---|---|
| mar. | Expirations |
| Jeu | Nettoyage des profils |
| Ven | Rapport de conformité |
Assistant à la facturation et aux sinistres
Facture les clients, vérifie les factures des transporteurs et conserve les dossiers de réclamation complets.
Spécialisation connexe: Spécialistes AP/AR
Tâches quotidiennes
- Facturer les clients à partir de chargements livrés avec des POD
- Vérification des factures des transporteurs par rapport aux confirmations de tarifs
- Traitement de la paperasserie à paiement rapide et factoring
- Suivi sur AR
- Construire des fichiers de réclamation avec des documents
- État des demandes de suivi
KPI à suivre
- Jours de la livraison à la facture
- Exceptions sur la facture du transporteur
- AR plus de 30 jours
- Dossier de réclamation complet
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Facturation |
|---|---|
| mar. | Audits des transporteurs |
| Jeu | Suivi AR |
| Ven | Réclamations |
Ce que ces rôles ne font pas
Des limites claires vous protègent, vous, vos clients et votre assistant. Ils sont écrits dans chaque étendue de travail.
Les heures de service, la sécurité et les décisions de sélection des transporteurs restent au sein de votre équipe.
Les modifications de paiement de l'opérateur suivent les rappels de vérification aux contacts connus.
Le pouvoir de négociation de taux est fixé par vous par écrit, si délégué du tout.
Informations générales uniquement, pas de conseils juridiques, fiscaux ou de conformité. Votre responsable de la conformité décide de ce qui s’applique à votre entreprise.
D’une réunion adaptée à un rôle de travail
1. Réunion appropriée
Nous comparons votre charge de travail aux rôles ci-dessus et vous recommandons par où commencer.
2. Liste restreinte
Vous interviewez des candidats présélectionnés pour les outils et les flux de travail de cette industrie.
3. Onboarding
Accès au moins privilégié, vos SOP et un plan écrit de 30 jours avec les KPI ci-dessus.
4. Qualité gérée
Cartes de pointage hebdomadaires et coaching de votre responsable de compte ExecWing.
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Peuvent-ils réserver des charges?
Le soutien aux ventes des transporteurs est possible avec une autorité tarifaire définie; de nombreux courtiers commencent par suivre et suivre les traces et la paperasse.
Quel TMS ?
McLeod, Aljex, Turvo, Rose Rocket et d'autres; nous nous entraînons sur le vôtre.
Et la couverture du jour au lendemain ?
Les assistants aux Philippines peuvent couvrir les heures d'ouverture aux États-Unis par arrangement.
Can the assistant book freight or change a carrier?
They can request rates, book against your approved carrier list and update track-and-trace. Mode, carrier and pricing exceptions stay with your broker or logistics manager.
Will they work in our TMS and email queues?
Yes, with a named login in the TMS you already use, plus the shared inboxes you designate.
How do you handle claims and OS&D?
They can open the file, gather photos and documents, and track the claim. Settlement authority stays with you.
Can they work after hours when trucks are moving?
Schedules are agreed in the meeting. Coverage can be part-time or full-time, typically 20 or 40 hours a week, and can be designed around your peak windows.
Do you support both brokerage and shipper operations?
Yes. The role is scoped to your model: load boards and carrier packets for a broker, or vendor and appointment coordination for a shipper.
Avec quel rôle logistique et de fret devriez-vous commencer?
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous allons mapper votre charge de travail à ces rôles et vous dire honnêtement où un assistant dédié aide le plus.