Funções auxiliares para logística e frete
Suporte de vendas de operadoras, track-and-trace, documentação de carga, faturamento e papéis de sinistros-admin para corretores e 3PLs. Cada função é dedicada, a tempo parcial ou a tempo inteiro (normalmente 20 ou 40 horas semanais de trabalho).
Como assistentes dedicados se encaixam em logística e frete
Papéis nesta página:
Corretores e 3PLs são executados em chamadas, e-mails e documentos: configuração da operadora, check calls, PODs, faturamento e reclamações. Cada atualização perdida custa um relacionamento com o cliente.
Um assistente remoto dedicado, muitas vezes nearshore para sobreposição ao vivo com US horas, pode levar essa carga dentro de seu TMS.
Coordenador de Track-and-trace
Executa chamadas de verificação, atualiza o TMS e alerta os clientes para exceções.
Especialização relacionada: Coordenadores de expedição e logística
Tarefas do dia a dia
- Fazer chamadas de verificação e atualizar o status de carga
- Enviar atualizações de clientes e alertas de exceção
- Coletar PODs e papelada
- Escale os atrasos com opções
- Atualizar ETAs
- Detenção de registros e eventos acessórios
KPIs para rastrear
- Cargas com status atual
- Exceções comunicadas proativamente
- PODs coletados dentro da janela acordada
- Actualização do cliente
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Diariamente | Verificar chamadas por janela de agendamento |
|---|---|
| Diariamente | Alertas de exceção |
| Sex. | Registo acessório |
Assistente de integração e conformidade da transportadora
Cria transportadoras e mantém a documentação de seguro e autoridade atualizada.
Especialização relacionada: Coordenadores de expedição e logística
Tarefas do dia a dia
- Transportadoras a bordo através da sua plataforma de conformidade
- Verificar documentos de autoridade e de seguro por apólice
- Rastrear vencimentos de seguro
- Manter os perfis e as faixas das transportadoras
- Alertas de conformidade de bandeira
- Configuração de pagamento da operadora de suporte com verificação
KPIs para rastrear
- Transportadores embarcados completos
- Seguro expirado sobre transportadoras ativas (alvo: nenhum)
- Precisão do perfil
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Diariamente | Fila de integração |
|---|---|
| Tere | Expirações |
| Qui | Limpeza de perfil |
| Sex. | Relatório de conformidade |
Faturamento de frete e assistente de reclamações
Fatura clientes, audita contas de operadoras e mantém os arquivos de sinistros completos.
Especialização relacionada: Especialistas em AP/AR
Tarefas do dia a dia
- Clientes de faturas de cargas entregues com PODs
- Faturas da operadora de auditoria contra confirmações de taxas
- Processar papelada de pagamento rápido e factoring
- Seguimento em AR
- Crie arquivos de reivindicação com documentos
- Rastrear o status de reivindicação
KPIs para rastrear
- Dias desde a entrega até a fatura
- Exceções da fatura da transportadora
- AR mais de 30 dias
- Documentação de reivindicações completa
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Diariamente | Faturamento |
|---|---|
| Tere | Auditorias de transportadoras |
| Qui | Acompanhamento AR |
| Sex. | Reivindicações |
O que esses papéis não fazem
Limites claros protegem você, seus clientes e seu assistente. Eles são escritos em cada escopo de trabalho.
As decisões de horas de serviço, segurança e seleção de transportadoras permanecem com sua equipe.
As alterações de pagamento da operadora seguem retornos de chamada de verificação para contatos conhecidos.
A autoridade de negociação de taxa é definida por você por escrito, se for delegada.
Informações gerais apenas, não aconselhamento legal, fiscal ou de conformidade. Seu proprietário de conformidade decide o que se aplica ao seu negócio.
Da reunião adequada a um papel de trabalho
1. Adequada reunião
Nós mapeamos sua carga de trabalho com as funções acima e recomendamos por onde começar.
2. Curta lista
Você entrevista candidatos pré-vetados selecionados para as ferramentas e fluxos de trabalho deste setor.
3. Onboard
Acesso menos privilegiado, seus SOPs e um plano escrito de 30 dias com os KPIs acima.
4. Qualidade gerenciada
Scorecards semanais e coaching da sua conta ExecWing.
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Eles podem reservar cargas?
Suporte de vendas de transportadora é possível com autoridade de taxa definida; muitos corretores começam com track-and-trace e papelada.
Qual TMS?
McLeod, Aljex, Turvo, Rose Rocket e outros; nós treinamos no seu.
E quanto à cobertura noturna?
Assistentes nas Filipinas podem cobrir as horas dos EUA durante a noite por acordo.
Can the assistant book freight or change a carrier?
They can request rates, book against your approved carrier list and update track-and-trace. Mode, carrier and pricing exceptions stay with your broker or logistics manager.
Will they work in our TMS and email queues?
Yes, with a named login in the TMS you already use, plus the shared inboxes you designate.
How do you handle claims and OS&D?
They can open the file, gather photos and documents, and track the claim. Settlement authority stays with you.
Can they work after hours when trucks are moving?
Schedules are agreed in the meeting. Coverage can be part-time or full-time, typically 20 or 40 hours a week, and can be designed around your peak windows.
Do you support both brokerage and shipper operations?
Yes. The role is scoped to your model: load boards and carrier packets for a broker, or vendor and appointment coordination for a shipper.
Qual função de logística e frete você deve começar?
Agende uma reunião de 20 minutos. Vamos mapear sua carga de trabalho para essas funções e dizer honestamente onde um assistente dedicado ajuda mais.