Rôles d'assistant pour Construction & Contractors
Coordination des projets, soumissions, estimation du soutien, tenue de livres et rôles de documents de conformité pour les entrepreneurs. Chaque rôle est dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures).
Comment les assistants dédiés s'adaptent à la construction et aux entrepreneurs
Rôles sur cette page:
Contractors lose margin in the office: late submittals, missing lien waivers, unbilled change orders and certificates of insurance that expire unnoticed.
Un projet à distance ou un assistant de bureau peut posséder un flux de documents et un suivi. Les décisions sur le terrain, la sécurité, l'ingénierie et tout travail estampillé ou autorisé restent avec votre équipe.
Coordonnateur du projet
Conserve les soumissions, les demandes de renseignements, les calendriers et les minutes de réunion en mouvement pour vos gestionnaires de projet.
Spécialisation connexe: Coordonnateurs de gestion de projet
Tâches quotidiennes
- Enregistrement et suivi des soumissions et des DDR
- Préparer les ordres du jour et les procès-verbaux
- Mettre à jour le calendrier du projet à partir de la direction PM
- Distribuer des dessins et des révisions aux sous-marins
- Suivre les demandes de changement d'ordre par approbation
- Maintenir les listes de contrôle de clôture de projet
KPI à suivre
- Envois en retard
- RFI response age
- Minutes envoyées dans la journée
- Éléments de clôture ouverts
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Mon | Journal de soumission et de RFI |
|---|---|
| mar. | Procès-verbal du propriétaire et de la sous-réunion |
| Jeu | Tracker de changement d'ordre |
| Ven | Rapport hebdomadaire du PM |
Estimer l'assistant de support
Rassemble les documents d'enchères, sollicite des sous-devis et organise le nivellement des enchères pour vos estimateurs.
Spécialisation connexe: Assistants Achats & Achats
Tâches quotidiennes
- Télécharger les plans et les spécifications depuis les portails d'enchères
- Créez des listes d'invitations à soumissionner et envoyez des invitations
- Suivi des sous-devis et suivi
- Organiser les devis en feuilles de nivellement des offres
- Dates d'échéance des soumissions
- Maintenir une base de données de sous-traitants
KPI à suivre
- Devis reçus par transaction avant le jour de l'enchère
- Délais de soumission manqués (cible : aucun)
- Monnaie de la sous-base de données
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Mon | Calendrier des enchères |
|---|---|
| mar. | Invite |
| Jeu | Suivis de devis |
| Ven | Feuilles de nivellement |
Comptable de construction et assistant de conformité
Gère les AP, les demandes de paiement, les dispenses de privilège et les certificats d'assurance.
Spécialisation connexe: Tenue de comptabilité
Tâches quotidiennes
- Traiter les factures des sous-traitants et des fournisseurs pour l'approbation des MP
- Préparer la sauvegarde de l'application de paiement
- Recueillir des dispenses de privilège conditionnelles et inconditionnelles
- Suivre les CO et les licences des sous-traitants
- Coder les coûts de travail
- Préparez des entrées WIP pour votre comptable
KPI à suivre
- Factures en attente d'approbation
- Exemptions de privilège manquantes au paiement
- COI expirés sur les sous-marins actifs
- Précision du codage des coûts du travail
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Apport AP |
|---|---|
| mar. | Renonciation au privilège |
| Jeu | COI tracker |
| Fin de mois | Pay-app de sauvegarde et les entrées WIP |
Ce que ces rôles ne font pas
Des limites claires vous protègent, vous, vos clients et votre assistant. Ils sont écrits dans chaque étendue de travail.
Pas d'ingénierie, de conception, de documents estampillés, d'approbation de sécurité ou de supervision sur le terrain.
Les approbations de paiement et les décisions de modification des prix restent entre vos mains.
Certified payroll and prevailing-wage determinations are prepared for review, not certified, by the assistant.
Les changements de détails bancaires des fournisseurs suivent un processus de rappel de vérification.
Informations générales uniquement, pas de conseils juridiques, fiscaux ou de conformité. Votre responsable de la conformité décide de ce qui s’applique à votre entreprise.
D’une réunion adaptée à un rôle de travail
1. Réunion appropriée
Nous comparons votre charge de travail aux rôles ci-dessus et vous recommandons par où commencer.
2. Liste restreinte
Vous interviewez des candidats présélectionnés pour les outils et les flux de travail de cette industrie.
3. Onboarding
Accès au moins privilégié, vos SOP et un plan écrit de 30 jours avec les KPI ci-dessus.
4. Qualité gérée
Cartes de pointage hebdomadaires et coaching de votre responsable de compte ExecWing.
Pages connexes
Construction & Contractors: aperçu de l'industrie
Comment ExecWing soutient cette industrie, avec des outils et des FAQ.
En savoir plus →Suivi de la renonciation au privilège pour les entrepreneurs: Un système pratique
Comment les entrepreneurs généraux et les sous-traitants suivent les demandes de paiement, les exemptions de privilège et les conditions de paiement avec un point d'accès distant
En savoir plus →Registres de soumission et de RFI : Comment un coordinateur de projet fait avancer les emplois
Comment les entrepreneurs généraux et les sous-traitants utilisent un coordonnateur de projet à distance pour exécuter les journaux de soumission et de demande de renseignements, poursuivre les responsabilités
En savoir plus →Programmes entreprises
Pods dédiés, gouvernance et reporting pour les organisations multi-équipes.
En savoir plus →Tous les jeux de rôle
Des rôles d’assistants prescriptifs pour toutes les industries que nous servons.
En savoir plus →Rôles de construction et d'entrepreneurs : questions courantes
Peuvent-ils travailler dans Procore ?
Oui, avec un compte utilisateur et les autorisations que vous avez définies.
Ont-ils besoin d'expérience en construction?
Pour la coordination du projet, nous sélectionnons pour elle. Les candidats à la comptabilité sont sélectionnés pour l'expérience de coût d'emploi.
Peuvent-ils gérer la paie certifiée?
Ils peuvent préparer des rapports à partir de vos données de paie pour votre examen et votre signature.
Can the assistant issue change orders or sign subcontracts?
They can draft and track them using your templates. Sign-off and commercial decisions stay with the project manager or owner.
Will they work in our project-management and accounting tools?
Yes, in Procore, Buildertrend, QuickBooks or the tools you already use, with a named login.
How do you handle certified payroll or union reports?
They can assemble the packets from data you provide and chase missing items. Certifications and sign-off stay with the person your contract names.
Can they run daily reports from the field?
They can compile reports, photos and time entries the field team submits. They are not on site and do not direct safety or means and methods.
Is a bookkeeping-adjacent seat different from a project coordinator?
Yes. A coordinator owns RFIs, submittals and calendars. A bookkeeping-adjacent seat owns invoices, job-cost entry and lien-waiver tracking, still under your controller's direction.
Avec quel rôle de construction et d’entrepreneurs devriez-vous commencer?
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous allons mapper votre charge de travail à ces rôles et vous dire honnêtement où un assistant dédié aide le plus.