Funções auxiliares para Construções e Empreiteiros
Coordenação do projeto, submissões, estimativa de suporte, contabilidade e papéis de documentos de conformidade para empreiteiros. Cada função é dedicada, a tempo parcial ou a tempo inteiro (normalmente 20 ou 40 horas semanais de trabalho).
Como assistentes dedicados se encaixam na construção e empreiteiros
Papéis nesta página:
Os contratantes perdem margem no escritório: submissões tardias, renúncias de penhora ausentes, ordens de mudança não faturadas e certificados de seguro que expiram despercebidas.
Um assistente de projeto ou escritório remoto pode possuir fluxo e acompanhamento de documentos. Decisões de campo, segurança, engenharia e qualquer trabalho carimbado ou licenciado permanecem com sua equipe.
Coordenador do projeto
Mantém submissões, RFIs, horários e minutos de reunião em movimento para seus gerentes de projeto.
Especialização relacionada: Coordenadores de Gestão de Projetos
Tarefas do dia a dia
- Registrar e acompanhar submissões e RFIs
- Preparar agendas de reuniões e atas
- Atualizar o cronograma do projeto a partir da direção PM
- Distribuir desenhos e revisões para subs
- Rastreie solicitações de ordem de mudança por meio da aprovação
- Manter checklists de encerramento do projeto
KPIs para rastrear
- Submissões atrasadas
- Idade de resposta RFI
- Minutos enviados dentro de um dia
- Itens de fechamento abertos
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Seg | Registo de Submissão e RFI |
|---|---|
| Tere | Proprietário e sub-atas de reunião |
| Qui | Rastreador de ordem de alteração |
| Sex. | Relatório semanal da PM |
Estimar o assistente de apoio
Reúne documentos de lances, solicita subcitações e organiza o nivelamento de lances para seus estimadores.
Especialização relacionada: Assistentes de Compras e Compras
Tarefas do dia a dia
- Baixe planos e especificações de portais de lances
- Crie listas de convites de lances e envie convites
- Acompanhe as subcitações e acompanhe
- Organize cotações em folhas de nivelamento de lances
- Track bid datas de vencimento
- Manter uma base de dados de subcontratantes
KPIs para rastrear
- Cotações recebidas por negociação antes do dia da licitação
- Prazos de licitação perdidos (alvo: nenhum)
- Sub moeda de base de dados
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Seg | Calendário de lances |
|---|---|
| Tere | Convidados |
| Qui | Seguimento de citações |
| Sex. | Folhas de nivelamento |
Assistente de contabilidade e conformidade de construção
Lida com AP, suporte a pedidos de pagamento, dispensas de penhora e certificados de seguro.
Especialização relacionada: Escrituração contábil
Tarefas do dia a dia
- Subprocesso e faturas do fornecedor para aprovação de PM
- Preparar backup de aplicativos pagos
- Coletar renúncias condicionais e incondicionais
- Rastrear os COIs e licenças dos subcontratados
- Custos de trabalho de código
- Prepare entradas WIP para o seu contador
KPIs para rastrear
- Faturas à espera de aprovação
- Isenções de lien ausentes no pagamento
- COIs expirados em subs ativos
- Precisão de codificação de custo de trabalho
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Diariamente | Ingestão de AP |
|---|---|
| Tere | Renúncias de Lien |
| Qui | Rastreador de COI |
| Fim do mês | Backup pay-app e entradas WIP |
O que esses papéis não fazem
Limites claros protegem você, seus clientes e seu assistente. Eles são escritos em cada escopo de trabalho.
Sem engenharia, design, documentos carimbados, sinalização de segurança ou supervisão de campo.
As aprovações de pagamento e as decisões de preços de mudança de ordem permanecem com seus PMs e proprietários.
A folha de pagamento certificada e as determinações salariais predominantes são preparadas para revisão, não certificadas, pelo assistente.
As alterações de detalhes bancários do fornecedor seguem um processo de retorno de chamada de verificação.
Informações gerais apenas, não aconselhamento legal, fiscal ou de conformidade. Seu proprietário de conformidade decide o que se aplica ao seu negócio.
Da reunião adequada a um papel de trabalho
1. Adequada reunião
Nós mapeamos sua carga de trabalho com as funções acima e recomendamos por onde começar.
2. Curta lista
Você entrevista candidatos pré-vetados selecionados para as ferramentas e fluxos de trabalho deste setor.
3. Onboard
Acesso menos privilegiado, seus SOPs e um plano escrito de 30 dias com os KPIs acima.
4. Qualidade gerenciada
Scorecards semanais e coaching da sua conta ExecWing.
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Eles podem trabalhar no Procore?
Sim, com uma conta de usuário e permissões definidas.
Precisam de experiência em construção?
Para a coordenação do projeto, nós o selecionamos. Os candidatos de contabilidade são selecionados para experiência de custo de trabalho.
Eles podem lidar com a folha de pagamento certificada?
Eles podem preparar relatórios de seus dados de folha de pagamento para sua revisão e assinatura.
Can the assistant issue change orders or sign subcontracts?
They can draft and track them using your templates. Sign-off and commercial decisions stay with the project manager or owner.
Will they work in our project-management and accounting tools?
Yes, in Procore, Buildertrend, QuickBooks or the tools you already use, with a named login.
How do you handle certified payroll or union reports?
They can assemble the packets from data you provide and chase missing items. Certifications and sign-off stay with the person your contract names.
Can they run daily reports from the field?
They can compile reports, photos and time entries the field team submits. They are not on site and do not direct safety or means and methods.
Is a bookkeeping-adjacent seat different from a project coordinator?
Yes. A coordinator owns RFIs, submittals and calendars. A bookkeeping-adjacent seat owns invoices, job-cost entry and lien-waiver tracking, still under your controller's direction.
Qual função de construção e empreiteiros você deve começar?
Agende uma reunião de 20 minutos. Vamos mapear sua carga de trabalho para essas funções e dizer honestamente onde um assistente dedicado ajuda mais.