Roles de asistente para Construcción y Contratistas
Coordinación de proyectos, presentaciones, estimación de apoyo, teneduría de libros y papeles de documentos de cumplimiento para contratistas. Cada puesto es dedicado, a tiempo parcial o a tiempo completo (típicamente semanas de trabajo de 20 o 40 horas).
Cómo se ajustan los asistentes dedicados a la construcción y los contratistas
Roles en esta página:
Los contratistas pierden margen en la oficina: presentaciones tardías, exenciones de gravámenes faltantes, órdenes de cambio sin facturar y certificados de seguro que caducan desapercibidos.
Un proyecto remoto o asistente de oficina puede tener flujo de documentos y seguimiento. Las decisiones de campo, la seguridad, la ingeniería y cualquier trabajo estampado o con licencia permanecen con su equipo.
Coordinador del proyecto
Mantiene en movimiento las presentaciones, los RFI, los horarios y las actas de las reuniones para sus gerentes de proyecto.
Especialización relacionada: Coordinadores de Gestión de Proyectos
Tareas cotidianas
- Registro y seguimiento de envíos y RFIs
- Preparar agendas y actas de las reuniones
- Actualizar el cronograma del proyecto desde la dirección PM
- Distribuir dibujos y revisiones a subs
- Seguimiento de solicitudes de cambio de pedido a través de la aprobación
- Mantener listas de verificación de cierre de proyectos
KPIs a rastrear
- Presentaciones vencidas
- Edad de respuesta RFI
- Minutos enviados en un día
- Elementos de cierre abiertos
Los objetivos se establecen con usted en la reunión, según su propia línea de base.
Herramientas en las que trabajan
Sus cuentas, sus inicios de sesión, sus políticas de acceso.
Muestra de cadencia semanal
| Lun | Envío y registro de RFI |
|---|---|
| Mar | Dueño y sub-minutos de reunión |
| Jue | Rastreador de cambio de ordenes |
| Fri | Informe semanal de PM |
Estimación del asistente de soporte
Reúne documentos de oferta, solicita subcomillas y organiza la nivelación de ofertas para sus estimadores.
Especialización relacionada: Asistentes de Compra y Adquisiciones
Tareas cotidianas
- Descargue planes y especificaciones de portales de puja
- Crear listas de ofertas y enviar invitaciones
- Seguimiento de subcitas y seguimiento
- Organizar cotizaciones en hojas de nivelación de pujas
- Seguimiento de las fechas de vencimiento de la oferta
- Mantener una base de datos de subcontratistas
KPIs a rastrear
- Cotizaciones recibidas por operación antes del día de la oferta
- Fechas límite de pujas perdidas (objetivo: ninguna)
- Moneda de la subbase de datos
Los objetivos se establecen con usted en la reunión, según su propia línea de base.
Herramientas en las que trabajan
Sus cuentas, sus inicios de sesión, sus políticas de acceso.
Muestra de cadencia semanal
| Lun | Calendario de ofertas |
|---|---|
| Mar | Invita |
| Jue | Seguimientos de citas |
| Fri | Hojas de nivelación |
Teneduría de libros de construcción y asistente de cumplimiento
Maneja AP, soporte de solicitudes de pago, exenciones de gravámenes y certificados de seguro.
Especialización relacionada: Contabilidad
Tareas cotidianas
- Procesar facturas de proveedores y subcontratistas para la aprobación de PM
- Preparar copia de seguridad de aplicaciones de pago
- Recaudar exenciones de gravamen condicionales e incondicionales
- Seguimiento de COI y licencias de subcontratistas
- Costos de trabajo de código
- Prepare entradas WIP para su contador
KPIs a rastrear
- Facturas en espera de aprobación
- Exenciones de gravámenes que faltan en el pago
- COIs caducados en subs activos
- Precisión de codificación de costo de trabajo
Los objetivos se establecen con usted en la reunión, según su propia línea de base.
Herramientas en las que trabajan
Sus cuentas, sus inicios de sesión, sus políticas de acceso.
Muestra de cadencia semanal
| Diario | Ingesta AP |
|---|---|
| Mar | Exenciones de gravamen |
| Jue | Rastreador de COI |
| Fin de mes | Copia de seguridad de aplicaciones de pago y entradas WIP |
Lo que estos roles no hacen
Los límites claros lo protegen a usted, a sus clientes y a su asistente. Están escritos en cada ámbito de trabajo.
Sin ingeniería, diseño, documentos sellados, firma de seguridad o supervisión de campo.
Las aprobaciones de pago y las decisiones de cambio de precios se quedan con sus PM y propietarios.
Las determinaciones certificadas de nómina y salario prevaleciente son preparadas para su revisión, no certificadas, por el asistente.
Los cambios en los detalles bancarios del proveedor siguen un proceso de verificación de devolución de llamada.
Información general solamente, no legal, fiscal o de cumplimiento. Su propietario de cumplimiento decide lo que se aplica a su negocio.
De la reunión adecuada a un rol de trabajo
1. Reunión en forma
Asignamos su carga de trabajo en función de los roles anteriores y recomendamos por dónde empezar.
2. Lista abreviada
Usted entrevista a candidatos previamente seleccionados para las herramientas y flujos de trabajo de esta industria.
3. Onboarding
Acceso con menos privilegios, sus SOP y un plan escrito de 30 días con los KPI anteriores.
4. Calidad gestionada
Tarjetas de puntuación semanales y entrenamiento de su cuenta de ExecWing.
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¿Pueden trabajar en Procore?
Sí, con una cuenta de usuario y los permisos establecidos.
¿Necesitan experiencia en construcción?
Para la coordinación del proyecto lo revisamos. Los candidatos a la contabilidad son evaluados por su experiencia en el cálculo de costos de trabajo.
¿Pueden manejar la nómina certificada?
Pueden preparar informes a partir de sus datos de nómina para su revisión y firma.
Can the assistant issue change orders or sign subcontracts?
They can draft and track them using your templates. Sign-off and commercial decisions stay with the project manager or owner.
Will they work in our project-management and accounting tools?
Yes, in Procore, Buildertrend, QuickBooks or the tools you already use, with a named login.
How do you handle certified payroll or union reports?
They can assemble the packets from data you provide and chase missing items. Certifications and sign-off stay with the person your contract names.
Can they run daily reports from the field?
They can compile reports, photos and time entries the field team submits. They are not on site and do not direct safety or means and methods.
Is a bookkeeping-adjacent seat different from a project coordinator?
Yes. A coordinator owns RFIs, submittals and calendars. A bookkeeping-adjacent seat owns invoices, job-cost entry and lien-waiver tracking, still under your controller's direction.
¿Con qué función de construcción y contratistas debería comenzar?
Programe una reunión de 20 minutos. Asignaremos su carga de trabajo a estos roles y le diremos honestamente dónde ayuda más un asistente dedicado.