Funções auxiliares para escritórios de advocacia
Ingestão, administração legal, agendamento, faturamento e funções de marketing para escritórios de advocacia, sem aconselhamento jurídico. Cada função é dedicada, a tempo parcial ou a tempo inteiro (normalmente 20 ou 40 horas semanais de trabalho).
Como assistentes dedicados se encaixam em escritórios de advocacia
Papéis nesta página:
Os advogados estão mais ocupados quando a carga administrativa atinge os picos: novas consultas chegam enquanto as audiências estão sendo agendadas e as faturas são devidas. Delegar o trabalho certo libera horas faturáveis, mas tem que respeitar as regras de responsabilidade profissional.
Todas as funções aqui são supervisionadas pelos advogados da sua empresa. Os assistentes não dão aconselhamento jurídico, estabelecem taxas, assinam pedidos ou decidem se a empresa aceita um assunto. Sua empresa permanece responsável pela supervisão sob as regras de sua jurisdição.
Especialista em consumo de clientes
Responde a novas perguntas rapidamente, reúne fatos com seu script de admissão, executa o pedido de verificação de conflito e consulta de livros.
Especialização relacionada: Assistentes Administrativos Jurídicos
Tarefas do dia a dia
- Responda perguntas na web, chat e telefone com seu script aprovado
- Coletar detalhes e documentos de admissão
- Enviar solicitações de verificação de conflito para revisão de advogado
- Marque consultas e envie documentos de engajamento preparados pela empresa
- Acompanhamento de cartas de engajamento não assinadas
- Registre todas as fontes e resultados da pesquisa
KPIs para rastrear
- Tempo do inquérito à primeira resposta
- Consultas reservadas a partir de consultas qualificadas
- Cartas de noivado assinadas após consulta
- Registros de ingestão completos
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Diariamente | Consultar fila e consultar reservas |
|---|---|
| Seg | Acompanhamento de envolvimento não assinado |
| Wed | Revisão de log de origem e resultado |
| Sex. | Relatório de funil de admissão para o parceiro de gestão |
Assistente administrativo jurídico
Mantém agendas, prazos inseridos pela empresa, formatação de documentos e comunicações com clientes organizadas.
Especialização relacionada: Assistentes Administrativos Jurídicos
Tarefas do dia a dia
- Audiências de calendário, prazos e reuniões conforme orientação de advogados
- Formatar documentos e montar exposições a partir de arquivos aprovados por advogados
- Preparar atualizações de status do cliente para revisão de advogado
- Organize arquivos de matéria e correspondência
- Agendar depoimentos, mediações e repórteres judiciais
- Acompanhe as datas de vencimento da descoberta no calendário de assuntos
KPIs para rastrear
- Entradas de calendário confirmadas pelo advogado responsável
- Turnaround do documento
- Arquivos de matéria organizados de acordo com o padrão
- Atualizações de clientes enviadas dentro do cronograma
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Diariamente | Solicitações de calendário e documentos |
|---|---|
| Seg | Revisão do prazo com paralegal ou advogado |
| Wed | Organização do ficheiro |
| Sex. | Esboços de atualização do cliente |
Assistente de faturação legal
Prepara pré-bills, persegue entradas de tempo e acompanha os recebíveis sob política firme.
Especialização relacionada: Especialistas em AP/AR
Tarefas do dia a dia
- Lembre os advogados sobre as entradas de tempo perdidas
- Preparar pré-bills para revisão de advogado
- Envie faturas aprovadas e links de pagamento
- Acompanhamento de recebíveis envelhecidos com linguagem aprovada pela empresa
- Reconciliar pagamentos e pedidos de conta fiduciária para a revisão do contador
- Preparar relatórios mensais de cobrança
KPIs para rastrear
- Hora inserida no horário
- Turnaround pré-bill
- AR mais de 60 dias
- Acompanhamentos da coleção concluídos
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Seg | Lembretes de entrada no tempo |
|---|---|
| Tere | Pré-bills |
| Qui | Colecções de acompanhamento |
| Sex. | Relatório AR |
Coordenador de marketing jurídico
Mantém as solicitações de avaliações, perfis de diretório, boletins informativos e calendários de conteúdo em execução dentro das regras de publicidade que sua empresa define.
Especialização relacionada: Marketing e Mídias Sociais
Tarefas do dia a dia
- Manter listagens de diretório e perfil
- Agendar postagens sociais aprovadas por advogado
- Preparar boletins informativos a partir de conteúdo aprovado
- Rastrear fontes de referência
- Coordenar a logística de palestras e eventos
- Mantenha um calendário de conteúdo
KPIs para rastrear
- Conteúdo publicado dentro do cronograma
- Perfil de diretório atual
- Completude de rastreamento de fonte de referência
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Seg | Calendário de conteúdo |
|---|---|
| Wed | Perfis e listas |
| Sex. | Relatório de referência |
O que esses papéis não fazem
Limites claros protegem você, seus clientes e seu assistente. Eles são escritos em cada escopo de trabalho.
Sem aconselhamento jurídico, ajuste de taxas, avaliação de caso ou decisões de aceitar um assunto; os advogados supervisionam todo o trabalho.
Os prazos são calculados e confirmados pelos advogados; o assistente entra e os rastreia.
As transações de conta fiduciária (IOLTA) são preparadas apenas para revisão; os advogados ou o contador da empresa aprovam.
As regras de publicidade e solicitação de sua jurisdição se aplicam a todo o marketing; os advogados aprovam o conteúdo.
Informações gerais apenas, não aconselhamento legal, fiscal ou de conformidade. Seu proprietário de conformidade decide o que se aplica ao seu negócio.
Da reunião adequada a um papel de trabalho
1. Adequada reunião
Nós mapeamos sua carga de trabalho com as funções acima e recomendamos por onde começar.
2. Curta lista
Você entrevista candidatos pré-vetados selecionados para as ferramentas e fluxos de trabalho deste setor.
3. Onboard
Acesso menos privilegiado, seus SOPs e um plano escrito de 30 dias com os KPIs acima.
4. Qualidade gerenciada
Scorecards semanais e coaching da sua conta ExecWing.
Páginas relacionadas
Escritórios de advocacia: visão geral da indústria
Como o ExecWing suporta esse setor, com ferramentas e FAQs.
Leia mais →Um escritório de advocacia cliente Intake Playbook para pessoal administrativo remoto
Como os pequenos escritórios de advocacia podem estruturar a entrada do cliente - scripts, roteamento de verificação de conflitos, agendamento e acompanhamento - com remot
Leia mais →Delegando a admissão do cliente a um assistente jurídico: A Ética e o Fluxo de Trabalho
Como os escritórios de advocacia podem delegar a entrada e o agendamento do cliente a um assistente administrativo legal dentro da Regra Modelo 5.3 da ABA
Leia mais →Programas empresariais
Pods dedicados, governança e relatórios para organizações multi-equipe.
Leia mais →Todos os playbooks de papel
Funções de assistente prescritivo para todos os setores que atendemos.
Leia mais →Papéis de escritórios de advocacia: perguntas comuns
Delegar a ingestão a um assistente remoto é ético?
As autoridades de advogados geralmente permitem que os advogados usem assistentes não-advogados, incluindo terceirizados, se os advogados os supervisionarem e protegerem a confidencialidade. Verifique as regras e opiniões da sua jurisdição; consulte nosso guia sobre ética de consumo legal.
O assistente pode executar verificações de conflito?
Eles podem coletar informações e enviar o pedido. Um advogado revisa e limpa conflitos.
Eles podem trabalhar em Clio?
Sim, com um usuário nomeado e permissões definidas.
Who is responsible for supervising the assistant?
The lawyers who direct the work. Ethics rules in most US jurisdictions make lawyers responsible for nonlawyer assistants, including outsourced ones. We recommend a named supervising attorney and a written scope.
Can they enter deadlines on the firm's docket?
They can enter and track deadlines the firm has calculated and confirmed. Calculating court deadlines stays with attorneys or the firm's docketing staff.
How is privileged material protected?
Access is limited to the matters they support, inside your document system, with a named login, MFA and your confidentiality terms. They should not download matter files to personal devices.
Can a remote assistant join client calls or hearings?
They can handle logistics, join as a note-taker if you ask, and prepare materials. They do not give legal advice or appear as counsel.
Do you work with firms that have a conflicts process?
Yes. We complete your conflicts questionnaire for the assistant and keep them off matters you designate as restricted.
Qual o papel dos escritórios de advocacia que você deve começar?
Agende uma reunião de 20 minutos. Vamos mapear sua carga de trabalho para essas funções e dizer honestamente onde um assistente dedicado ajuda mais.