Rôles d'assistant pour les cabinets d'avocats
Rôles de réception, d’administration juridique, de planification, de facturation et de marketing pour les cabinets d’avocats, sans conseil juridique. Chaque rôle est dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures).
Comment les assistants dédiés s'adaptent aux cabinets d'avocats
Rôles sur cette page:
Les avocats sont les plus occupés lorsque la charge administrative atteint un sommet : de nouvelles demandes de renseignements arrivent alors que les audiences sont planifiées et que les factures sont dues. Déléguer le bon travail libère les heures facturables, mais il doit respecter les règles de responsabilité professionnelle.
Chaque rôle ici est supervisé par les avocats de votre cabinet. Les assistants ne donnent pas de conseils juridiques, ne fixent pas de frais, ne signent pas de actes de procédure ou ne décident pas si le cabinet prend une décision. Votre cabinet demeure responsable de la supervision selon les règles de votre juridiction.
Spécialiste de l'admission des clients
Répond rapidement aux nouvelles demandes de renseignements, rassemble les faits avec votre script d'admission, exécute la demande de vérification des conflits et réserve des consultations.
Spécialisation connexe: Assistants administratifs juridiques
Tâches quotidiennes
- Répondez aux demandes Web, de chat et de téléphone avec votre script approuvé
- Recueillir les détails et les documents d'admission
- Soumettre des demandes de vérification de conflit pour examen par un avocat
- Réservez des consultations et envoyez les documents de mission préparés par le cabinet
- Suivi des lettres d'engagement non signées
- Enregistrer chaque source d'enquête et résultat
KPI à suivre
- Délai entre la demande et la première réponse
- Consulte réservé à partir de demandes qualifiées
- Lettres de fiançailles signées après consultation
- Enregistrements d'admission complets
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Demande de file d'attente et consultation des réservations |
|---|---|
| Mon | Suivis de l'engagement non signé |
| Mon | Examen du registre des sources et des résultats |
| Ven | Rapport de l'entonnoir d'admission au partenaire gestionnaire |
Assistant administratif juridique
Conserve les calendriers, les dates limites saisies par le cabinet, la mise en forme des documents et les communications avec les clients.
Spécialisation connexe: Assistants administratifs juridiques
Tâches quotidiennes
- Calendrier des audiences, des délais et des réunions selon les directives des avocats
- Formater des documents et assembler des pièces à partir de dossiers approuvés par l'avocat
- Préparer les mises à jour du statut du client pour l'examen des avocats
- Organiser les fichiers et la correspondance
- Dépôts, médiations et sténographes judiciaires
- Suivre les dates d'échéance de découverte dans le calendrier de la matière
KPI à suivre
- Entrées de calendrier confirmées par l'avocat responsable
- Revirement de documents
- Fichiers de matières organisés selon la norme
- Mises à jour client envoyées dans les délais
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Demandes de calendrier et de documents |
|---|---|
| Mon | Révision de la date limite avec un parajuriste ou un avocat |
| Mon | Organisation des fichiers |
| Ven | brouillons de mise à jour client |
Assistant de facturation juridique
Prépare les pré-factures, recherche les écritures temporelles et assure le suivi des créances selon une politique ferme.
Spécialisation connexe: Spécialistes AP/AR
Tâches quotidiennes
- Rappeler aux avocats les entrées de temps manquantes
- Préparer les pré-factures pour l'examen d'avocat
- Envoyer des factures approuvées et des liens de paiement
- Suivi des débiteurs âgés avec un langage approuvé par l'entreprise
- Concilier les paiements et les demandes de compte en fiducie pour la révision du comptable
- Préparer des rapports mensuels de collectes
KPI à suivre
- Heure inscrite à l'horaire
- Revirement avant facturation
- AR plus de 60 jours
- Suivi de la collecte terminé
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Mon | Rappels d'entrée dans le temps |
|---|---|
| mar. | Pré-factures |
| Jeu | Suivi des collections |
| Ven | Rapport d ' évaluation |
Coordinateur marketing juridique
Conserve les demandes d'avis, les profils d'annuaire, les newsletters et les calendriers de contenu en cours d'exécution dans les règles publicitaires que votre entreprise définit.
Spécialisation connexe: Marketing et médias sociaux
Tâches quotidiennes
- Maintenir les listes d'annuaires et de profils
- Planifier des postes sociaux approuvés par un avocat
- Préparer des newsletters à partir de contenus approuvés
- Suivre les sources de référence
- Coordonner la logistique orale et événementielle
- Conserver un calendrier de contenu
KPI à suivre
- Contenu publié dans les délais
- Profils d'annuaire actuels
- Suivi complet des sources de référence
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Mon | Calendrier de contenu |
|---|---|
| Mon | Profils et annonces |
| Ven | Rapport sur les sources de référence |
Ce que ces rôles ne font pas
Des limites claires vous protègent, vous, vos clients et votre assistant. Ils sont écrits dans chaque étendue de travail.
Pas de conseils juridiques, d’établissement de frais, d’évaluation de cas ou de décisions d’accepter une affaire; les avocats supervisent tout le travail.
Les délais sont calculés et confirmés par les avocats; l'assistant entre et les suit.
Les transactions de compte en fiducie (IOLTA) sont préparées pour examen seulement; les avocats ou le comptable du cabinet approuvent.
Les règles de publicité et de sollicitation de votre juridiction s'appliquent à tout le marketing; les avocats approuvent le contenu.
Informations générales uniquement, pas de conseils juridiques, fiscaux ou de conformité. Votre responsable de la conformité décide de ce qui s’applique à votre entreprise.
D’une réunion adaptée à un rôle de travail
1. Réunion appropriée
Nous comparons votre charge de travail aux rôles ci-dessus et vous recommandons par où commencer.
2. Liste restreinte
Vous interviewez des candidats présélectionnés pour les outils et les flux de travail de cette industrie.
3. Onboarding
Accès au moins privilégié, vos SOP et un plan écrit de 30 jours avec les KPI ci-dessus.
4. Qualité gérée
Cartes de pointage hebdomadaires et coaching de votre responsable de compte ExecWing.
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Est-ce que déléguer l’admission à un assistant à distance est éthique ?
Les autorités du barreau autorisent généralement les avocats à faire appel à des assistants non juristes, y compris des assistants externalisés, si les avocats les supervisent et protègent la confidentialité. Vérifiez les règles et les opinions de votre juridiction; consultez notre guide sur l'éthique juridique.
L'assistant peut-il exécuter des vérifications de conflit ?
Ils peuvent recueillir des informations et soumettre la demande. Un avocat examine et élimine les conflits.
Peuvent-ils travailler chez Clio ?
Oui, avec un utilisateur nommé et les autorisations que vous définissez.
Who is responsible for supervising the assistant?
The lawyers who direct the work. Ethics rules in most US jurisdictions make lawyers responsible for nonlawyer assistants, including outsourced ones. We recommend a named supervising attorney and a written scope.
Can they enter deadlines on the firm's docket?
They can enter and track deadlines the firm has calculated and confirmed. Calculating court deadlines stays with attorneys or the firm's docketing staff.
How is privileged material protected?
Access is limited to the matters they support, inside your document system, with a named login, MFA and your confidentiality terms. They should not download matter files to personal devices.
Can a remote assistant join client calls or hearings?
They can handle logistics, join as a note-taker if you ask, and prepare materials. They do not give legal advice or appear as counsel.
Do you work with firms that have a conflicts process?
Yes. We complete your conflicts questionnaire for the assistant and keep them off matters you designate as restricted.
Avec quel rôle de cabinet d’avocats devriez-vous commencer?
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous allons mapper votre charge de travail à ces rôles et vous dire honnêtement où un assistant dédié aide le plus.