Rôles d'assistant pour les cabinets dentaires
Vérification de l'assurance, planification, suivi du plan de traitement et soutien à la facturation pour les cabinets dentaires. Chaque rôle est dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures).
Comment les assistants dédiés s'adaptent aux cabinets dentaires
Rôles sur cette page:
Les cabinets dentaires fonctionnent en boucle étroite: vérifiez l'assurance, gardez les chaises d'hygiène pleines, présentez le traitement et collectez ce que le plan ne couvre pas. Lorsque la réception vérifie également les patients, la vérification est précipitée et un traitement imprévu glisse à travers les fissures.
A dedicated remote assistant can take the loop's administrative half. They work inside your practice-management software under a Business Associate Agreement and leave clinical decisions to your dentists and hygienists.
Spécialiste en vérification d'assurance dentaire
Termine les pannes complètes avant les rendez-vous afin que les patients obtiennent des estimations précises et la réception n'est pas en attente avec les payeurs.
Spécialisation connexe: Facturation médicale et dentaire Admin
Tâches quotidiennes
- Vérifier l'admissibilité et la répartition complète des prestations plusieurs jours à l'avance
- Enregistrer les fréquences, les antécédents, les périodes d'attente et les rétrogradations dans le dossier du patient
- Signaler les détails manquants de l'abonné à la réception
- Mettre à jour les barèmes de frais et les notes de plan comme indiqué
- Demander des pré-déterminations pour des plans de traitement plus importants
- Maintenir une bibliothèque de plans pour vos transporteurs les plus courants
KPI à suivre
- Rendez-vous vérifiés avant la journée
- Estimation de la variance signalée après les EOB
- Revirement de vérification par patient
- Non réglés
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Vérifications pour les jours à venir |
|---|---|
| Mon | Vérifications des nouveaux patients pour la semaine |
| Mon | Suivis préalables à la détermination |
| Ven | Plan-bibliothèque mises à jour |
Coordinateur du rappel et du traitement de l'hygiène
Garde le programme d'hygiène complet et assure le suivi du traitement diagnostiqué mais non planifié avec vos scripts approuvés.
Spécialisation connexe: Assistants administratifs
Tâches quotidiennes
- Rappel de travail et listes d'hygiène en retard par téléphone, texte et courriel
- Suivi des plans de traitement non planifiés à l'aide de scripts approuvés
- Remplir les ouvertures de la liste ASAP
- Confirmer les rendez-vous et envoyer des formulaires
- Suivre les raisons du déclin des patients et signaler les tendances
- Mettre à jour les changements de contact et d'assurance
KPI à suivre
- Horaire d'hygiène à remplir pour les deux prochaines semaines
- Suivis de traitement non planifiés
- Patients en retard réactivés
- Taux de confirmation
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Confirmations et ouvertures |
|---|---|
| mar. | Rappel de la liste |
| Jeu | Suivi des plans de traitement |
| Ven | Rapport de remplissage du calendrier |
Assistant à la facturation et aux réclamations dentaires
Envoie des réclamations avec pièces jointes, fonctionne les réclamations en suspens et maintient les soldes des patients à jour.
Spécialisation connexe: Facturation médicale et dentaire Admin
Tâches quotidiennes
- Soumettre les revendications avec les récits requis et les pièces jointes aux rayons X préparées par l'équipe clinique
- Travailler le rapport des demandes en suspens par âge
- Post-paiements d'assurance et sous-paiements de billets
- Envoyer les déclarations des patients et assurer le suivi des soldes
- Préparer les appels pour le chef de bureau
- Réconcilier les dépôts quotidiens avec la feuille de jour
KPI à suivre
- Réclamations impayées sur 30 jours
- Jours du service pour réclamer la soumission
- Patient AR vieillissement
- Délai de présentation des demandes
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Demandes de règlement et affichage des paiements |
|---|---|
| Mon | Rapport sur les demandes non réglées |
| Mon | Suivi de l’équilibre des patients |
| Ven | Sommaire du rapprochement des dépôts |
Ce que ces rôles ne font pas
Des limites claires vous protègent, vous, vos clients et votre assistant. Ils sont écrits dans chaque étendue de travail.
Non-clinique seulement: pas de diagnostic, de recommandations de traitement ou de notes cliniques. Les récits proviennent de votre équipe clinique.
Accord d'associé d'affaires avant l'accès PHI; logins nommés avec MFA; pas de PHI sur les appareils personnels.
Les conversations sur les plans de traitement utilisent des scripts approuvés et ne font jamais pression sur les patients ni ne les conseillent cliniquement.
Les décisions relatives aux honoraires et aux radiations restent du ressort du chef de bureau ou du propriétaire.
Informations générales uniquement, pas de conseils juridiques, fiscaux ou de conformité. Votre responsable de la conformité décide de ce qui s’applique à votre entreprise.
D’une réunion adaptée à un rôle de travail
1. Réunion appropriée
Nous comparons votre charge de travail aux rôles ci-dessus et vous recommandons par où commencer.
2. Liste restreinte
Vous interviewez des candidats présélectionnés pour les outils et les flux de travail de cette industrie.
3. Onboarding
Accès au moins privilégié, vos SOP et un plan écrit de 30 jours avec les KPI ci-dessus.
4. Qualité gérée
Cartes de pointage hebdomadaires et coaching de votre responsable de compte ExecWing.
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Les spécialistes de la vérification à distance connaissent-ils les régimes dentaires?
Nous sélectionnons l'expérience de gestion et de vérification de la pratique et formons à votre modèle. Les bizarreries du plan sont capturées dans une bibliothèque partagée au cours des premières semaines.
Peuvent-ils gérer plusieurs endroits?
Oui, si le flux de travail de chaque emplacement est documenté. Les groupes multi-emplacements utilisent souvent un petit pod avec une piste.
Comment accèdent-ils aux radiographies pour les pièces jointes?
À l'intérieur de votre PMS ou service de pièces jointes avec vos permissions. Ils fixent ce que votre équipe clinique sélectionne; ils n'interprètent pas les images.
Will the assistant work inside our practice-management system?
Yes, with a named user account you create and the permissions you set. They work in your instance of Dentrix, Eaglesoft, Open Dental or the system you already use.
Can they confirm insurance benefits before a high-value treatment plan?
They can verify eligibility and benefits against your checklist and flag gaps for the treatment coordinator. They do not promise coverage or quote clinical treatment.
Do they handle patient financing conversations?
They can send your approved financing options and collect completed applications. Credit decisions and plan terms stay with you or your financing partner.
Can one assistant cover more than one location?
Yes, when the systems and scripts are shared. Multi-location work is scoped in the meeting so hours, inboxes and insurance queues stay clear.
Are these roles clinical in any way?
No. Assistants do not diagnose, treat, take radiographs or give clinical advice. Clinical questions are routed to your dental team.
Avec quel rôle de dentiste devriez-vous commencer?
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous allons mapper votre charge de travail à ces rôles et vous dire honnêtement où un assistant dédié aide le plus.