Funções auxiliares para gestão de patrimônio e consultoria financeira
Atendimento ao cliente, preparação para reuniões, CRM, papéis de papelada e suporte de conformidade para RIAs e empresas de consultoria, sem aconselhamento. Cada função é dedicada, a tempo parcial ou a tempo inteiro (normalmente 20 ou 40 horas semanais de trabalho).
Como assistentes dedicados se encaixam na gestão de patrimônio e consultoria financeira
Papéis nesta página:
Os consultores crescem gastando tempo com os clientes. A preparação de reuniões, a papelada, as atualizações de CRM e o agendamento comem nesse tempo, e todos eles precisam acontecer em um ambiente regulamentado.
Um assistente remoto pode possuir o administrador de serviços e operações. Eles não dão conselhos de investimento, impostos ou seguros, fazem negócios ou movimentam dinheiro. Seu diretor de conformidade aprova escopo, sistemas e supervisão antes do acesso.
Associado de serviço ao cliente
Agenda revisões, prepara pacotes de reunião e lida com solicitações de serviço através de fluxos de trabalho aprovados.
Especialização relacionada: Assistentes executivos
Tarefas do dia a dia
- Agendar revisões anuais e trimestrais
- Preparar agendas de reuniões e pacotes do seu sistema de relatórios
- Registrar notas de reunião e acompanhamentos no CRM
- Preparar papelada para aberturas de conta e alterações para assinatura do cliente
- Rastreie documentos pendentes com custodiantes
- Envie pontos de contato de aniversário e eventos de vida que você aprova
KPIs para rastrear
- Comentários agendados para cadence
- Pacotes de reunião prontos antes da reunião
- Papelaria NIGO (não em boa ordem) taxa
- Atividade de CRM registrada no mesmo dia
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Diariamente | Solicitações de serviço e registro de CRM |
|---|---|
| Seg | Agendamento da revisão |
| Wed | Preparação de pacotes para a semana |
| Sex. | Relatório de papelada pendente |
Assistente de operações e papelada
Prepara nova conta, transferência e documentação do beneficiário e rastreia-lo até a conclusão com o custodiante.
Especialização relacionada: Assistentes de operações
Tarefas do dia a dia
- Preparar formulários de conta e transferência para revisão do consultor
- Verifique a documentação para a completude antes da submissão
- Acompanhe as transferências e acompanhe os custodiantes
- Manter arquivos de documentos do cliente
- Atualizar registros do CRM após alterações
- Preparar listas de lembretes de distribuição-mínimo-necessário para revisão do consultor
KPIs para rastrear
- Papelada retornada para erros
- Tempo de ciclo de transferência
- Arquivos completos por cliente
- Abrir itens envelhecimento
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Diariamente | Fila de papel |
|---|---|
| Tere | Acompanhamento custódio |
| Qui | Auditorias de ficheiros |
| Sex. | Relatório de itens abertos |
Assistente de suporte de conformidade e marketing
Apoia o CCO com logs e arquivos, e a empresa com newsletter e logística de eventos, sob revisão.
Especialização relacionada: Marketing e Mídias Sociais
Tarefas do dia a dia
- Manter registros que seu CCO designa (por exemplo, reclamações, presentes, revisão de marketing)
- Coletar atestados anuais do pessoal
- Preparar materiais de marketing para revisão de conformidade
- Coordenar seminários e eventos de clientes
- Agendar conteúdo social e de e-mail aprovado
- Mantenha o calendário de conformidade
KPIs para rastrear
- Itens do calendário de conformidade concluídos no prazo
- Itens de marketing enviados para revisão antes da utilização
- Atestados recolhidos
As metas são definidas com você na reunião, com base em sua própria linha de base.
Ferramentas em que trabalham
Suas contas, logins nomeados, suas políticas de acesso.
Amostra de cadência semanal
| Seg | Calendário de conformidade |
|---|---|
| Wed | Fila de análise de marketing |
| Sex. | Eventos e atualizações de logs |
O que esses papéis não fazem
Limites claros protegem você, seus clientes e seu assistente. Eles são escritos em cada escopo de trabalho.
Nenhum investimento, conselho fiscal, legal ou de seguro; nenhuma negociação, movimentação de dinheiro ou decisões discricionárias.
Scope, supervision, communications archiving and access are approved by your chief compliance officer.
As informações pessoais não públicas do cliente estão protegidas pelas suas políticas de privacidade e pelas obrigações do Regulamento S-P.
Assistentes não licenciados não realizam atividades que exigem registro.
Informações gerais apenas, não aconselhamento legal, fiscal ou de conformidade. Seu proprietário de conformidade decide o que se aplica ao seu negócio.
Da reunião adequada a um papel de trabalho
1. Adequada reunião
Nós mapeamos sua carga de trabalho com as funções acima e recomendamos por onde começar.
2. Curta lista
Você entrevista candidatos pré-vetados selecionados para as ferramentas e fluxos de trabalho deste setor.
3. Onboard
Acesso menos privilegiado, seus SOPs e um plano escrito de 30 dias com os KPIs acima.
4. Qualidade gerenciada
Scorecards semanais e coaching da sua conta ExecWing.
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Um assistente pode falar com os clientes?
Para agendamento e logística de papelada, sim, usando canais aprovados que sua empresa arquiva. Qualquer coisa sobre o conselho vai para o conselheiro.
Isso passará em nossa revisão de conformidade?
O seu CCO decide. Fornecemos nossa visão geral de segurança e respondemos honestamente ao seu questionário de due diligence.
Eles podem entrar em negociações?
Não.
O assistente pode falar com os clientes sobre seu portfólio?
No. They can handle scheduling, paperwork logistics and approved status updates. Investment advice, recommendations and account instructions stay with the advisor.
Will they work inside our custodian or CRM?
Yes, with a named login and the permissions you set. Trading, money movement and advice functions should stay turned off for this role.
How do you handle Reg BI or fiduciary documentation?
They can assemble and file the forms you specify. Supervisory review and client-facing recommendations stay with the advisor and your compliance officer.
Can they prepare meeting packets from our reporting tools?
Yes, from data you already produce, using your template. They do not invent performance figures or change official reports.
What about money movement or beneficiary changes?
The assistant can prepare the paperwork and track status. Approvals and signatures stay with the client and the advisor, under your firm's procedures.
Com qual função de gestão de patrimônio você deve começar?
Agende uma reunião de 20 minutos. Vamos mapear sua carga de trabalho para essas funções e dizer honestamente onde um assistente dedicado ajuda mais.