Postes d'assistant pour la gestion de patrimoine et le conseil financier
Service à la clientèle, préparation aux réunions, CRM, paperasse et soutien à la conformité pour les RIA et les cabinets de conseil, sans conseils. Chaque rôle est dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures).
Comment les assistants dédiés s'adaptent à la gestion de patrimoine et au conseil financier
Rôles sur cette page:
Les conseillers grandissent en passant du temps avec les clients. La préparation des réunions, la paperasserie, les mises à jour CRM et la planification de ce temps, et ils doivent tous se produire dans un environnement réglementé.
Un assistant distant peut posséder le service et les opérations admin. Ils ne donnent pas de conseils en matière d'investissement, d'impôt ou d'assurance, ne font pas de transactions ou ne transfèrent pas d'argent. Votre chef de la conformité approuve la portée, les systèmes et la supervision avant l’accès.
Associé au service client
Planifie les révisions, prépare les paquets de réunion et gère les demandes de service via des flux de travail approuvés.
Spécialisation connexe: Assistants de direction
Tâches quotidiennes
- Calendrier des examens annuels et trimestriels
- Préparer les ordres du jour et les paquets de votre système de reporting
- Enregistrer les notes de réunion et les suivis dans le CRM
- Préparer la paperasse pour les ouvertures de compte et les changements pour la signature du client
- Suivre les documents en attente avec les gardiens
- Envoyez les points de contact anniversaire et événement de vie que vous approuvez
KPI à suivre
- Avis programmés sur cadence
- Paquets de réunion prêts avant la réunion
- Papier NIGO (pas en bon état) taux
- Activité CRM enregistrée le jour même
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Demandes de service et journalisation CRM |
|---|---|
| Mon | Calendrier des examens |
| Mon | Packet prep pour la semaine |
| Ven | Rapport de paperasserie en attente |
Assistante aux opérations et à la paperasserie
Préparer le nouveau compte, le transfert et les documents du bénéficiaire et les suivre jusqu'à leur achèvement avec le dépositaire.
Spécialisation connexe: Assistants opérations
Tâches quotidiennes
- Préparer les formulaires de compte et de transfert pour examen par le conseiller
- Vérifier l'exhaustivité des documents avant de les soumettre
- Suivi des transferts et suivi auprès des dépositaires
- Conserver les fichiers de documents clients
- Mettre à jour les enregistrements CRM après les modifications
- Préparer les listes de rappels required-minimum-distribution pour l'examen des conseillers
KPI à suivre
- Papier retourné pour erreurs
- Temps de cycle de transfert
- Fichiers complets par client
- Articles ouverts vieillissement
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | File d'attente de papier |
|---|---|
| mar. | Suivis des gardiens |
| Jeu | Audits de fichiers |
| Ven | Rapport sur les points ouverts |
Assistant de soutien à la conformité et au marketing
Soutient le CCO avec des journaux et des archives, et le cabinet avec le bulletin et la logistique des événements, à l'étude.
Spécialisation connexe: Marketing et médias sociaux
Tâches quotidiennes
- Tenir à jour les journaux que votre CCE désigne (p. ex., plaintes, cadeaux, examen du marketing)
- Recueillir les attestations annuelles du personnel
- Préparer le matériel de marketing pour l'examen de la conformité
- Coordonner séminaires et événements clients
- Programmer du contenu social et par courriel approuvé
- Conservez le calendrier de conformité
KPI à suivre
- Éléments du calendrier de conformité terminés à temps
- Articles marketing soumis pour examen avant utilisation
- Attestations recueillies
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Mon | Calendrier de conformité |
|---|---|
| Mon | Revoir la file d'attente |
| Ven | Mise à jour des événements et des journaux |
Ce que ces rôles ne font pas
Des limites claires vous protègent, vous, vos clients et votre assistant. Ils sont écrits dans chaque étendue de travail.
Pas de conseils en investissement, en fiscalité, en droit ou en assurance; pas de négociation, de mouvement d'argent ou de décisions discrétionnaires.
La portée, la supervision, l'archivage des communications et l'accès sont approuvés par votre chef de la conformité.
Les renseignements personnels non publics des clients sont protégés en vertu de vos politiques de confidentialité et de vos obligations envers Regulation S-P.
Les assistants non autorisés n'effectuent pas d'activités nécessitant une inscription.
Informations générales uniquement, pas de conseils juridiques, fiscaux ou de conformité. Votre responsable de la conformité décide de ce qui s’applique à votre entreprise.
D’une réunion adaptée à un rôle de travail
1. Réunion appropriée
Nous comparons votre charge de travail aux rôles ci-dessus et vous recommandons par où commencer.
2. Liste restreinte
Vous interviewez des candidats présélectionnés pour les outils et les flux de travail de cette industrie.
3. Onboarding
Accès au moins privilégié, vos SOP et un plan écrit de 30 jours avec les KPI ci-dessus.
4. Qualité gérée
Cartes de pointage hebdomadaires et coaching de votre responsable de compte ExecWing.
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Un assistant peut-il parler aux clients ?
Pour la planification et la logistique de la paperasserie, oui, en utilisant des canaux approuvés que votre entreprise archive. Tout ce qui concerne les conseils va au conseiller.
Cela passera-t-il notre examen de conformité?
C'est votre CCO qui décide. Nous fournissons notre aperçu de la sécurité et répondons honnêtement à votre questionnaire de diligence raisonnable.
Peuvent-ils entrer dans les métiers?
Non.
L’assistant peut-il parler à ses clients de leur portefeuille ?
No. They can handle scheduling, paperwork logistics and approved status updates. Investment advice, recommendations and account instructions stay with the advisor.
Will they work inside our custodian or CRM?
Yes, with a named login and the permissions you set. Trading, money movement and advice functions should stay turned off for this role.
How do you handle Reg BI or fiduciary documentation?
They can assemble and file the forms you specify. Supervisory review and client-facing recommendations stay with the advisor and your compliance officer.
Can they prepare meeting packets from our reporting tools?
Yes, from data you already produce, using your template. They do not invent performance figures or change official reports.
What about money movement or beneficiary changes?
The assistant can prepare the paperwork and track status. Approvals and signatures stay with the client and the advisor, under your firm's procedures.
Avec quel rôle de gestion de patrimoine devriez-vous commencer?
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous allons mapper votre charge de travail à ces rôles et vous dire honnêtement où un assistant dédié aide le plus.