Rôles d'assistant pour les cabinets comptables et CPA
Intégration des clients, collecte de documents, soutien à la tenue de livres et administration de la pratique pour les cabinets CPA. Chaque rôle est dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures).
Comment les assistants dédiés s'adaptent aux entreprises de comptabilité et de CPA
Rôles sur cette page:
Les cabinets de CPA estiment que les limites de capacité sont plus importantes pendant la saison occupée, lorsque les partenaires et le personnel passent des heures à rechercher des documents, à planifier et à organiser des documents de travail au lieu de les examiner.
Les assistants distants peuvent transporter la couche de support administratif et comptable. Ils ne préparent ni ne signent de déclarations, ne donnent de conseils fiscaux ou n'effectuent aucun travail d'attestation; le personnel autorisé demeure responsable des services professionnels.
Client onboarding et coordinateur de documents
Exécute les flux de travail de la lettre d'engagement, de l'organisateur et de la collection de documents afin que les préparateurs commencent par des fichiers complets.
Spécialisation connexe: Assistants de direction
Tâches quotidiennes
- Envoyer des lettres de motivation et des organisateurs
- Poursuivre les documents manquants avec des rappels approuvés par l'entreprise
- Organiser les téléchargements dans la structure du portail client
- Maintenir un tracker de statut de document par client
- Planifier des réunions avec les partenaires et les gestionnaires
- Mettre à jour les coordonnées du client et de l'entité
KPI à suivre
- Lettres d'engagement signées avant le début des travaux
- Clients avec des documents complets avant la date limite interne
- La cadence de rappel a suivi
- Calendrier des réunions
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Chargements et rappels de portail |
|---|---|
| Mon | Suivi de l'état avec le manager |
| Mon | Engagement et organisateur envoie |
| Ven | Rapport sur les points manquants |
Assistant comptable et comptable
Gère la catégorisation des transactions, les rapprochements et les listes de contrôle de fin de mois pour les clients des services de comptabilité-clients soumis à votre examen.
Spécialisation connexe: Tenue de comptabilité
Tâches quotidiennes
- Catégoriser les transactions et les reçus de correspondance
- Réconcilier les comptes bancaires et de carte de crédit
- Préparer des listes de contrôle de fin de mois pour l'approbation du réviseur
- Rédiger des questions client sur les éléments non catégorisés
- Préparer des rapports de vieillissement AP et AR
- Maintien des SOP des clients
KPI à suivre
- Réconciliations achevées avant la date limite
- Corrections des examinateurs par fermeture
- Articles non classés à la fin du mois
- Réponses aux questions des clients
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Codage des transactions |
|---|---|
| Mon | Questions du client batch |
| Mi-mois | Réconciliations |
| Fin de mois | Fermer la liste de contrôle pour examen |
Assistant administratif
Prend en charge les partenaires avec la planification, la facturation, le suivi des CPE et la planification de la capacité.
Spécialisation connexe: Assistants opérations
Tâches quotidiennes
- Préparer les factures et suivre WIP pour l'examen des partenaires
- Suivi des factures impayées
- CPE et renouvellement de licence
- Maintenir les suivis des dates d'échéance et des extensions préparés par l'équipe fiscale
- Coordonner la logistique de recrutement
- Préparer des rapports hebdomadaires sur la capacité
KPI à suivre
- Factures dans les délais
- AR vieillissement
- CPE et licence de suivi actuel
- Rapport de capacité à temps
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Mon | Rapport de capacité |
|---|---|
| mar. | Facturation |
| Jeu | Recouvrement |
| Ven | Suivi des renouvellements |
Ce que ces rôles ne font pas
Des limites claires vous protègent, vous, vos clients et votre assistant. Ils sont écrits dans chaque étendue de travail.
Aucune préparation ou production de déclarations de revenus, signature de déclarations de revenus, conseils fiscaux, vérifications, examens ou autres travaux d'attestation.
Le personnel autorisé examine tous les travaux de comptabilité des clients avant qu'ils ne soient confiés aux clients.
Les données des contribuables sont traitées dans le cadre de votre plan écrit de sécurité des informations et de la règle de sauvegarde de la FTC telle qu'elle s'applique à votre entreprise.
Les informations d'identification de fichier électronique IRS et les PTIN de préparateur ne sont jamais partagés avec les assistants.
Informations générales uniquement, pas de conseils juridiques, fiscaux ou de conformité. Votre responsable de la conformité décide de ce qui s’applique à votre entreprise.
D’une réunion adaptée à un rôle de travail
1. Réunion appropriée
Nous comparons votre charge de travail aux rôles ci-dessus et vous recommandons par où commencer.
2. Liste restreinte
Vous interviewez des candidats présélectionnés pour les outils et les flux de travail de cette industrie.
3. Onboarding
Accès au moins privilégié, vos SOP et un plan écrit de 30 jours avec les KPI ci-dessus.
4. Qualité gérée
Cartes de pointage hebdomadaires et coaching de votre responsable de compte ExecWing.
Pages connexes
Comptabilité & CPA Firms: aperçu de l'industrie
Comment ExecWing soutient cette industrie, avec des outils et des FAQ.
En savoir plus →Le livre de jeu d'administration de la saison occupée par le cabinet CPA : Quoi déléguer avant janvier
Un manuel pratique pour les cabinets comptables pour déplacer la chasse aux documents, la gestion du portail, la planification et les mises à jour de statut
En savoir plus →La règle des sauvegardes de la FTC : Un aperçu en anglais clair pour les petites entreprises utilisant des assistants
Un aperçu en anglais clair de la règle des garanties de la FTC pour les petites entreprises financières – préparateurs de déclarations de revenus, courtiers en hypothèques, courtiers
En savoir plus →Programmes entreprises
Pods dédiés, gouvernance et reporting pour les organisations multi-équipes.
En savoir plus →Tous les jeux de rôle
Des rôles d’assistants prescriptifs pour toutes les industries que nous servons.
En savoir plus →Rôles des cabinets de comptabilité et de CPA : questions courantes
Un assistant à distance peut-il préparer des déclarations de revenus?
Non. Les assistants d'ExecWing ne préparent pas, ne signent pas ou ne produisent pas de déclarations ni ne donnent de conseils fiscaux. Ils organisent les documents et gèrent l'administration afin que vos préparateurs puissent se concentrer sur les retours.
La règle des sauvegardes s’applique-t-elle ?
De nombreux cabinets fiscaux et comptables sont couverts. Votre plan de sécurité écrit devrait couvrir les fournisseurs de services; voir notre aperçu en anglais clair.
Peuvent-ils aider avec le rattrapage comptable de fin d'année?
Oui, sous l'examen de votre personnel.
Will the assistant prepare or sign tax returns?
No. ExecWing assistants do not prepare, sign or file returns or give tax advice. They organize workpapers, track organizer status and handle admin so your preparers can focus on returns.
Can they work in our tax and workpaper software?
Yes, with a named user and the permissions you set, in the systems you already use.
How do you handle IRS or state notice mail?
They can log notices, match them to the client file and queue them for a preparer or partner. Responses and advice stay with licensed staff.
Is this a fit during busy season only?
It can be. Some firms add a seasonal seat; others keep a year-round coordinator and increase hours during busy season. Schedules are part-time or full-time, typically 20 or 40 hours a week, and agreed in writing.
Will our peer reviewers be comfortable with a remote assistant?
Access, documentation and supervision stay inside your quality system. The assistant follows your workpaper standards; review and attestation stay with your licensed team.
Quel rôle de comptabilité et d'entreprise de CPA devriez-vous commencer par?
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous allons mapper votre charge de travail à ces rôles et vous dire honnêtement où un assistant dédié aide le plus.