Rôles d'assistant pour l'hôtellerie et l'hôtellerie
Assistance aux réservations, communication avec les clients, avis, administration des ventes de groupe et rôles de back-office pour les hôtels et les lieux. Chaque rôle est dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures).
Comment les assistants dédiés s'adaptent aux hôtels et à l'hospitalité
Rôles sur cette page:
Les hôtels et les lieux ont besoin de réponses rapides aux clients et aux planificateurs, de données de réservations propres et d'une gestion régulière de la réputation.
Les assistants à distance s’occupent de la communication et du back-office; les équipes sur place s’occupent des invités devant eux.
Réservations et agent de communication invité
Répond aux e-mails et chats de réservation et envoie des messages avant l'arrivée.
Spécialisation connexe: Support client
Tâches quotidiennes
- Répondre aux demandes de réservation
- Modifier les réservations par politique
- Envoyer des messages avant l'arrivée
- Gérer les demandes spéciales
- Enregistrer les préférences des invités
- Échapper aux plaintes
KPI à suivre
- Temps de réponse
- Précision des modifications
- Envois avant l'arrivée
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Boîte |
|---|---|
| Quotidienne | Pré-arrivées |
| Ven | Journal des demandes |
Assistant à la réputation et à la révision
Rédige des réponses aux commentaires et suit les thèmes.
Spécialisation connexe: Marketing et médias sociaux
Tâches quotidiennes
- Ébauche des réponses à l'examen sur un ton approuvé
- Suivre les thèmes
- Rapport au MJ
- Mise à jour des listes
- Surveiller les OTA
- Signaler les problèmes urgents
KPI à suivre
- Avis répondus à
- Thèmes rapportés
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Réexamens |
|---|---|
| Ven | Rapport thématique |
Coordinateur des ventes et des événements du groupe
Gère les demandes de groupe et d'événement, les propositions de modèles et l'administrateur BEO.
Spécialisation connexe: coordonnateurs événementiels
Tâches quotidiennes
- Répondre aux RFP
- Préparer des propositions à partir de modèles
- Suivre les contrats
- Construire des BEO à partir des entrées du planificateur
- Listes de chambres
- Suivi des dépôts par police
KPI à suivre
- Temps de réponse RFP
- Contrats suivis
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Demandes |
|---|---|
| Mon | BEOs |
| Ven | Pipeline |
Ce que ces rôles ne font pas
Des limites claires vous protègent, vous, vos clients et votre assistant. Ils sont écrits dans chaque étendue de travail.
Les décisions de taux et de contrat restent avec les directeurs des revenus et des ventes.
Les numéros de carte ne sont jamais enregistrés; les paiements passent par des systèmes conformes PCI.
Les données clients suivent votre politique de confidentialité.
Informations générales uniquement, pas de conseils juridiques, fiscaux ou de conformité. Votre responsable de la conformité décide de ce qui s’applique à votre entreprise.
D’une réunion adaptée à un rôle de travail
1. Réunion appropriée
Nous comparons votre charge de travail aux rôles ci-dessus et vous recommandons par où commencer.
2. Liste restreinte
Vous interviewez des candidats présélectionnés pour les outils et les flux de travail de cette industrie.
3. Onboarding
Accès au moins privilégié, vos SOP et un plan écrit de 30 jours avec les KPI ci-dessus.
4. Qualité gérée
Cartes de pointage hebdomadaires et coaching de votre responsable de compte ExecWing.
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Peuvent-ils couvrir les nuits ?
La couverture est personnalisée; Les assistants basés aux Philippines peuvent couvrir les heures de la nuit aux États-Unis.
Travaillent-ils à l’opéra ?
Nous nous entraînons sur vos PMS.
Des critiques ?
brouillons pour votre approbation ou dans les modèles approuvés.
Can the assistant talk to guests?
Yes, for reservations, event logistics and approved replies, through the tools you already use. Comping, special rates and on-property service recovery stay with your managers.
Will they work in our PMS, CRS or event system?
Yes, with a named login and the permissions you set.
How do you handle group and banquet contracts?
They can draft from your templates, collect signed copies and track deposits. Rate and concession decisions stay with your sales lead.
Can they work across several properties in a group?
Yes, when each property's process and inbox are documented, or we can design a small pod.
Do you place people at the property?
No. These are remote coordination and sales-admin roles. On-property work stays with your hotel or venue team.
Avec quels hôtels & hospitalité devriez-vous commencer?
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous allons mapper votre charge de travail à ces rôles et vous dire honnêtement où un assistant dédié aide le plus.