Rôles d'assistant pour les courtiers immobiliers et les équipes
Rôles de coordination des transactions, d'inscription, de direction et de marketing pour les agents, les équipes et les maisons de courtage, règles internes de licence. Chaque rôle est dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures).
Comment les assistants dédiés s'adaptent aux équipes de courtage immobilier
Rôles sur cette page:
Les équipes immobilières gagnent en vitesse et en suivi: les prospects ont répondu rapidement, les annonces ont été lancées proprement et les contrats suivis pour clôturer sans dates manquées. La plupart de ces travaux sont administratifs.
Les assistants distants gèrent le travail sans licence. Montrer des biens, négocier, donner des opinions de valeur ou interpréter des contrats reste avec des agents agréés, en vertu des politiques de votre maison de courtage et de la loi de l'État.
Coordinateur des transactions
Prend un contrat de ratification à la clôture: dates, documents, parties et rappels.
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Tâches quotidiennes
- Ouvrez le fichier et construisez le calendrier du contrat à conclure à partir du contrat exécuté
- Recueillir les signatures et les divulgations et les télécharger sur la plateforme de conformité
- Envoyer des mises à jour de statut aux clients, aux prêteurs, au titre et à l'autre partie
- Suivi des inspections, de l'évaluation, du financement et des dates de clôture
- Services de commande selon les directives de l'agent
- Préparer le dossier pour l’examen de la conformité des courtiers
KPI à suivre
- Dates de contrat manquées (cible : aucune)
- Dossiers terminés à l'examen du courtier
- État des mises à jour envoyées dans les délais
- Surprises du jour de fermeture enregistrées
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Vérification de la date limite dans les fichiers ouverts |
|---|---|
| Mon | Révision du pipeline avec l'agent |
| Mon | Mises à jour |
| Ven | Vérification du dossier de conformité |
Coordinateur de l'inscription
Obtient des annonces en direct à l'heure avec des données complètes, des photos et du marketing.
Spécialisation connexe: Assistants immobiliers
Tâches quotidiennes
- Préparer les entrées MLS à partir de la fiche d'inscription de l'agent pour approbation de l'agent
- Planifier la photographie, la mise en scène et les panneaux
- Rédiger une ébauche de description de liste pour agent
- Publier des listes approuvées à syndication et social
- Préparer l'affichage des résumés de rétroaction
- Suivi des expirations et des demandes de changement de prix
KPI à suivre
- Jours de listing signé à vivre
- Liste des erreurs de données
- Résumés de commentaires envoyés chaque semaine
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Mon | Liste de contrôle des prochaines annonces |
|---|---|
| mar. | Calendrier des fournisseurs |
| Jeu | Postes de marketing |
| Ven | Résumé des commentaires du vendeur |
Lead et assistant CRM
Répond aux nouveaux prospects, maintient le CRM propre et exécute des campagnes de nurturing afin que les agents parlent aux bonnes personnes.
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Tâches quotidiennes
- Répondez aux leads du portail et du site Web avec des scripts approuvés
- Qualifier par calendrier et le besoin et les appels de l'agent de livre
- Marquer et mettre en scène les contacts dans le CRM
- Exécuter des campagnes passées-client et sphere touch
- Préparer des rapports hebdomadaires sur les sources de plomb
- Nettoyez les doublons et les e-mails rebondis
KPI à suivre
- Rapidité de la première réponse
- Conduit à des rendez-vous réservés
- Enregistrements CRM avec l'étape suivante
- Campagnes d'entretien envoyées dans les délais
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Réponse du plomb |
|---|---|
| Mon | Rapport de la source principale |
| Mon | Nettoyage de la base de données |
| Ven | Envois de campagne |
Ce que ces rôles ne font pas
Des limites claires vous protègent, vous, vos clients et votre assistant. Ils sont écrits dans chaque étendue de travail.
Ne pas montrer de propriété, négocier, interpréter les termes du contrat ou donner des opinions de valeur; ceux-ci nécessitent une licence et restent avec des agents.
Les appels sortants et les textes suivent TCPA, les listes de non-appel et les règles de consentement que la maison de courtage établit.
Des règles de logement équitables s'appliquent à toutes les communications marketing et de lead.
Les instructions d'argent et de virement ne sont jamais envoyées par l'assistant; les avertissements de fraude par virement suivent la politique de courtage.
Informations générales uniquement, pas de conseils juridiques, fiscaux ou de conformité. Votre responsable de la conformité décide de ce qui s’applique à votre entreprise.
D’une réunion adaptée à un rôle de travail
1. Réunion appropriée
Nous comparons votre charge de travail aux rôles ci-dessus et vous recommandons par où commencer.
2. Liste restreinte
Vous interviewez des candidats présélectionnés pour les outils et les flux de travail de cette industrie.
3. Onboarding
Accès au moins privilégié, vos SOP et un plan écrit de 30 jours avec les KPI ci-dessus.
4. Qualité gérée
Cartes de pointage hebdomadaires et coaching de votre responsable de compte ExecWing.
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Un coordinateur de transaction peut-il être distant ?
Oui. La plupart de la coordination des transactions se produit dans les logiciels de gestion des transactions, les e-mails et les outils de signature électronique.
Ont-ils besoin d’une licence ?
Pour le travail sur cette page, généralement non; les activités autorisées restent avec les agents. Les règles de l’État varient, c’est donc votre courtier qui décide.
Un TC peut-il gérer toute une équipe ?
Cela dépend du volume et de la complexité des fichiers. Nous l'avons mis en place lors de la réunion.
Can the assistant show homes or give listing advice?
No. Licensed activities such as showing property, negotiating terms and advising clients stay with your licensed agents. The assistant handles coordination, paperwork and marketing support.
Will they work in our MLS and transaction platform?
Yes, with the access you grant. They can update checklists, request documents and keep dates current; listing input follows your broker's rules.
How do you handle earnest-money and wire instructions?
The assistant can remind parties of dates and pass along documents you approve. They do not originate wire instructions or move client funds.
Can one assistant support a team of agents?
Yes. Team support is a common design: one coordinator owns calendars, transaction checklists and vendor follow-ups for several agents, on a part-time or full-time schedule.
Do you work with brokerages that have a transaction coordinator already?
Yes. The remote assistant can feed that coordinator, or take the coordinator role if you do not have one, as you prefer.
Avec quel rôle immobilier devriez-vous commencer?
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous allons mapper votre charge de travail à ces rôles et vous dire honnêtement où un assistant dédié aide le plus.