Rôles d'assistant pour les agences d'assurance
Renouvellement, service, support de devis, certification et marketing pour les agences indépendantes, règles de licence internes. Chaque rôle est dédié, à temps partiel ou à temps plein (généralement des semaines de travail de 20 ou 40 heures).
Comment les assistants dédiés s'adaptent aux agences d'assurance
Rôles sur cette page:
Les agences indépendantes jonglent avec les renouvellements, les endossements, les certificats d’assurance et les soumissions de nouvelles entreprises auprès de nombreux transporteurs. Les producteurs veulent vendre; les gestionnaires de compte veulent moins d'étapes manuelles.
Un assistant distant peut gérer le travail de service et de données sans licence. Tout ce qui nécessite une licence dans l'État concerné, comme des conseils sur la couverture, la citation à un client ou la reliure, reste avec le personnel autorisé.
Assistant de renouvellement et de service
Exécute le pipeline de renouvellement : extrait des données, demande des informations de remarketing, prépare des résumés de renouvellement pour le gestionnaire de compte.
Spécialisation connexe: Assistants virtuels en assurance
Tâches quotidiennes
- Politiques de retrait 90/60/30 jours
- Demander des expositions et des applications mises à jour auprès des clients
- Préparer les soumissions pour l'examen du gestionnaire de compte
- Télécharger les politiques et les comparer aux termes antérieurs pour examen
- Traitement des approbations demandées par le personnel autorisé
- Mettre à jour le système de gestion de l'agence
KPI à suivre
- Les renouvellements ont commencé dans les délais prévus
- Vérification de la politique effectuée avant la livraison
- Revirement d'approbation
- Précision des données AMS
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | File d'attente de service |
|---|---|
| Mon | Liste d'expiration |
| Mon | Préparation de la soumission |
| Ven | Rapport sur le renouvellement du pipeline |
Spécialiste des certificats et documents
Émet des certificats d'assurance à partir de modèles approuvés et tient à jour les listes des détenteurs.
Spécialisation connexe: Assistants virtuels en assurance
Tâches quotidiennes
- Délivrer des certificats d’assurance par agence
- Suivre les demandes supplémentaires d'assuré et de renonciation pour l'examen autorisé
- Maintenir des listes de détenteurs de certificats
- Télécharger et indexer les documents de politique
- Envoyer des cartes d'identité et des preuves de couverture
- Enregistrer chaque demande
KPI à suivre
- Revirement de certificat
- Demandes d ' examen
- Monnaie d'indexation des documents
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Demandes de certificat |
|---|---|
| mar. | Holder-list nettoyage |
| Jeu | Indexation des documents |
| Ven | Journal des demandes |
Assistance aux producteurs et assistant marketing
Livre les rendez-vous, maintient le pipeline et exécute des campagnes de vente croisée et d'examen approuvées par l'agence.
Spécialisation connexe: Régisseurs de rendez-vous
Tâches quotidiennes
- Prendre des rendez-vous de producteur à partir de prospects entrants et de références
- Maintenir les étapes du pipeline dans le CRM
- Établir des listes comptables pour le suivi des producteurs
- Envoyer des emails marketing approuvés
- Demander des avis en ligne par agence
- Préparer des rapports hebdomadaires sur le pipeline
KPI à suivre
- Rendez-vous réservés
- Leads contactés dans la fenêtre convenue
- Suivi des listes de ventes croisées
Les objectifs sont définis avec vous dans la réunion, en fonction de votre propre ligne de base.
Les outils dans lesquels ils travaillent
Vos comptes, vos identifiants, vos politiques d'accès.
Échantillon cadence hebdomadaire
| Quotidienne | Suivi principal |
|---|---|
| Mon | Rapport de pipeline |
| Mon | Listes de ventes croisées |
| Ven | Examen de la campagne |
Ce que ces rôles ne font pas
Des limites claires vous protègent, vous, vos clients et votre assistant. Ils sont écrits dans chaque étendue de travail.
Les assistants sans licence ne conseillent pas sur la couverture, les taux de devis aux clients, lient ou sollicitent où une licence est requise; les règles de l'État varient et l'agence décide.
Le personnel autorisé examine les comparaisons de couverture et les changements d'approbation.
Les données des clients sont protégées par le programme de sécurité des informations de votre agence et les règles applicables en matière de données d'assurance de l'État.
Les appels sortants et les textos suivent les règles TCPA et do-not-call définies par l'agence.
Informations générales uniquement, pas de conseils juridiques, fiscaux ou de conformité. Votre responsable de la conformité décide de ce qui s’applique à votre entreprise.
D’une réunion adaptée à un rôle de travail
1. Réunion appropriée
Nous comparons votre charge de travail aux rôles ci-dessus et vous recommandons par où commencer.
2. Liste restreinte
Vous interviewez des candidats présélectionnés pour les outils et les flux de travail de cette industrie.
3. Onboarding
Accès au moins privilégié, vos SOP et un plan écrit de 30 jours avec les KPI ci-dessus.
4. Qualité gérée
Cartes de pointage hebdomadaires et coaching de votre responsable de compte ExecWing.
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Un assistant à distance peut-il souscrire une assurance ?
Ils peuvent recueillir des données et préparer des soumissions. La présentation de devis et de conseils sur la couverture nécessite généralement une licence; votre agence décide quelles tâches sont autorisées dans vos États.
Quels systèmes d’agences ?
Nous recherchons de l'expérience dans les systèmes de gestion d'agence communs et nous formons à vos flux de travail.
Peuvent-ils gérer les certificats ?
Oui, à partir de vos modèles et procédures, l'escalade de toute demande non standard.
Can a remote assistant quote or bind coverage?
They can gather data and prepare submissions. Presenting quotes, advising on coverage and binding generally require a license; your agency decides which tasks are licensed in your states.
Will they work in our agency management system?
Yes, in Applied, AMS360, HawkSoft or the system you already use, with a named login and the permissions you set.
How do you handle surplus-lines or E&S placements?
They can assemble submissions and chase markets you designate. Placement decisions and licensing stay with your licensed producers.
Can they service certificates and endorsements?
Yes, against your templates and approval rules. New coverage or limits changes that require a producer stay with your licensed staff.
Do assistants need an insurance license?
Only if you assign licensed work. The default scope is unlicensed support: data gathering, certificates, renewals tracking and CRM hygiene, under your supervision.
Avec quel rôle d’assurance devriez-vous commencer?
Planifiez une réunion de 20 minutes. Nous allons mapper votre charge de travail à ces rôles et vous dire honnêtement où un assistant dédié aide le plus.